2010年12月 ブログ記事 一覧

いつもブログをご覧頂き、ありがとうございます。

本記事で今年の更新は終わりとなります。

次回は1月5日に更新予定です。

来年もKEN OA BLOGをよろしくお願いいたします。

みなさん、こんにちは。

いつもken School OAブログをご覧いただきありがとうございます。

今日はエクセルに関して、お話しします。

先日受講生から、エクセルで画面を下に移動したい時に、

マウスのホイールを使って、スクロールをしようとしたら、

画面が拡大したり 縮小され、画面のスクロールができない！！

とご質問をいただきました。

エクセルは使用するデータが1つの画面に収まらず、

ホイールを使ってスクロールすることが多いですよね。
 

できないってすごく不便！
 

通常は『Ctrlキー』を押しながらホイールを動かすと拡大や縮小になります。

実は、エクセル自体の設定が変わっていたので、

どこで設定されているか、確認しましょう。

「Officeボタン」から、「Excelのオプション」をクリックします。

「詳細設定」をクリックします。

編集設定の「IntelliMouseのホイールで倍率を変更する」

ここのチェックが入っている状態でホイールを使ってスクロールすると

画面の拡大縮小になります。

あれ？と思ったら確認してみて下さい。

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Wordで文章を入力していると、

赤線や緑色の波線が表示されたことはありませんか？
 

これは入力ミスなどを確認してくれる、Wordの素晴らしい機能です！！

(クリックで拡大します)

「明るい」を「明るいい」などと間違って入力すると赤色の波線が表示されます。
 

赤色の波線は英語ではスペルミス、

日本語では入力ミスの可能性を表しています。
 

「食べれる」（正確には食べられる）というような「ら」抜き表現や、

送り仮名の間違いなどの場合、緑色の波線が表示されます。
 

緑色の波線は文法の誤りの可能性を示します。
 

とても便利な機能ですが、時には表示したくないと思うこともあるでしょう。
 

もし、この波線を表示したくない時は、

以下の操作で非表示にすることができます。

操作1　「Officeボタン」から「Wordのオプション」をクリックします。

操作2　カテゴリーから「文章校正」を選択します。
そして「自動文章校正」のチェックを外し、[OK]をクリックします。

(クリックで拡大します)

私は、おっちょこちょいなので、とても「便利」に感じます。
 

是非、皆さんも意識して使ってみてください。

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会社で使用されているプリンターは、レーザープリンターが多く見受けられますが、

個人で使用する場合の殆どがインクジェットプリンターを使用している事が

多いのではないでしょうか。

インクジェットプリンターを使用する際、

通常は最初のページから印刷が始まりますので、

印刷完了後は最後のページが一番上になり、

印刷後に用紙の順序を逆にしなければなりません。

印刷枚数が少なければ用紙の順序を直すのも手間ではありませんが、

ある程度の枚数になると、後から順序を直すのは面倒です。

そこで、最初から印刷の順序を逆にする方法をご紹介します。

【手順】Word2007の場合

1.「Officeボタン」－「Wordのオプション」をクリックします。

2.「Wordのオプション」ダイアログボックス－「詳細設定」－「ページの印刷順序を逆にする」
にチェックを入れます。

【手順】Word2003の場合

1.「ツール」メニュー－「オプション」をクリックします。

2.「オプション」ダイアログボックス－「印刷」タブ－「印刷順序を逆にする」
にチェックを入れます。

 是非、試してみてください。

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Wordで文字列に書式などを設定する際は、設定箇所を選択する必要があります。

よく利用するものとして、文字単位、行単位、複数行などがあります。

その他に、便利な選択方法に『ブロック選択』と呼ばれる方法があります。

図1の文書のように「期間」から「その他」までの項目部分を

選択したい場合に便利です。

ブロック選択をすると、図2のように項目のみを選択する事ができます。

■図1

■図2

【方法1】「Alt」キーを押しながら、項目をドラッグします。

【方法2】「Ctrl」キー＋「Shift」キー＋「F8」キーを同時に押した後、
　　　　　方向キー「↓」、「→」のキーを押します。

■図3

該当するキーを押さなかった場合は、

図3のように必要のない範囲まで選択されてしまいます。

是非使ってみてください。

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今日は、Windows7に搭載されている

付箋機能についてご紹介させていただきます。


手書きの書類で「付箋」を使用することはありませんか？
 

Windows Vistaにも付箋はありました。
 

ガジェットという機能の1つでしたが、Windows7では、

アクセサリから起動する標準ソフトとして搭載されています。


私はVistaのガジェットをそれほど活用しなかったので、

付箋機能があることにも気付きませんでした。




覚書を残したい時、付箋があると便利ですね


フリーの付箋ソフトも沢山ありますが、

今まで付箋を使用したことがない方は、是非使ってみてください。




いざ使ってみると･･･

右クリックで付箋の色は変更できるのですが、フォントサイズはどうだろう？


など疑問が出てきました。


そこでヘルプを見てみると、ショートカットキーで変更ができるようです。



Windows7を使っている方は是非お試し下さい。

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Excelでは、VLOOKUP関数やHLOOKUP関数の検索範囲に使用するデータや、

入力規則のリストデータなど、

普段利用しないシートを隠しておく事で画面をすっきり見せる事ができます。

それでは、シートを非表示にしましょう。

【手順】Excel2003の場合

1.隠したい「価格表」シートを表示します。

2.［書式］メニュー→［シート］→［表示しない］をクリックします。

3. 「価格表」が非表示になりました。

【再表示する場合】

1.［書式］メニュー→［シート］→［再表示］をクリックします。

2.[再表示]ダイアログボックスが表示され、非表示になっている
「価格表」シートが表示されます。

[OK]ボタンをクリックし、「価格表」シートを再表示します。

【手順】Excel2007の場合

【ワークシートの非表示】

［ホーム］タブ→［セル］グループ→［書式］→［非表示/再表示］→
［シートを表示しない］をクリックします。

【ワークシートを再表示】

［ホーム］タブ→［セル］グループ→［書式］→［非表示/再表示］→
［シートの再表示］→［再表示］ダイアログボックス→［表示するシート］→
シート名を選択後［OK］ボタンをクリックします。

試してみてくださいね。

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Excelで列幅の異なる2つの表を1枚の用紙に収めたい、あるいは

別のシートにある表を1つのシートにまとめて印刷したい時があります。

そんな時、[図のリンク貼り付け]を利用して、

1つのシートにまとめて印刷してみてはいかがでしょうか？

【手順】Excel2007の場合

貼り付け先をSheet1、貼り付け元をSheet2としています。

1.Sheet2の印刷したい範囲を選択し、コピーをします。

2.Sheet1をクリックし、シートを切り替えます。

3.[ホーム]タブの[貼り付け]ボタンから[図]の[図のリンク貼り付け]を
クリックします。

4.Sheet2の表が図として貼り付きます。

これでSheet1の表の列幅に影響せずに、

2つの表を1つのシートにまとめる事ができました。

あとは貼り付け位置、大きさを微調整して完成です。

今回の[図のリンク貼り付け]を利用すると、貼り付け元のSheet2の表を編集すると、

貼り付け先のSheet1の表にも反映されます。

【手順】Excel2003の場合

1.Sheet2の印刷したい範囲を選択し、コピーをします。

2.Sheet1をクリックし、シートを切り替えます。

3.Shiftキーを押しながらメニューの[編集]をクリックします。
※Shiftキーを押しながらクリックすると、隠れている機能が使えます。

4.[図のリンク貼り付け]をクリックします。

5.Sheet2の表が図として貼り付きます。

資料の余白が多い時など、試してみてください。

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みなさん、文書ファイル等を開いた時、タイトルバーの部分に

【読み取り専用】という表記がされているのを見かけた事はありますでしょうか？

スクールで授業を受けていただく際に,データを開いていただくと、

この【読み取り専用】の表記が出てきます。


通常の文書ファイルは簡単に変更したり、上書きができます。

ファイルの内容を変更して欲しくない場合に、【読み取り専用】を利用します。

【読み取り専用】の設定をするには、




対象ファイルのアイコンを右クリックして「プロパティ」を表示させ、



「全般」タブにある属性の【読み取り専用】にチェックを付けます。


タイトルバーの部分に【読み取り専用】という表記が表示され、

データの上書きができなくなります。


解除は【読み取り専用】のチェックを外してください。
 

データの内容を変更されたくない時は、設定をしてみてくださいね。 

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