Access -アクセス- ブログ記事 一覧

Access2007のインターフェースが劇的に変わった！！！
というお話、前回みていただけましたか？？

Accessを使ったことのある方は聞き覚えがあると思いますが、

Accessは、主に

• テーブル
• クエリ
• フォーム
• レポート
• マクロ

というもので成り立っています。

今日は、この中の「テーブル」についてご紹介します。

「データを保存する場所」が「テーブル」です。
Excelのデータベースを思い浮かべると良いでしょう。

テーブルには私たちが実際のデータを確認できる、データシートビュー（ビュー＝表示）と、

構造を組み立てるデザインビューが用意されています。
これは、クエリやフォームなども同じです。（呼び名は変わることもあります。）

ここで、１つ質問です。

データベースにおいて、重要なことってなんだと思いますか？？

データ入力の正確性です。

例えば、電話番号を入れるところに、郵便番号が入っていたり、
5桁しかないなずのデータが7桁ある・・・これって、問題ありますよね？？

そこで、その列（フィールド）に入力されるデータに合わせて、「データ型」を設定します。
データ型を設定すると、その型に合わないデータは入力できなくなります。

データ型の種類は、下記のものがあります。

• テキスト型
• メモ型
• 数値型
• 通貨型
• オートナンバー型
• YES/NO型
• ハイパーリンク型
• OLEオブジェクト型
• 日付/時刻型

この9種類がAccess2003までは用意されています。

何となくイメージできますよね？
そう、日付が入力されるフィールドには「日付/時刻型」、
テキストが入力されるフィールドには「テキスト型」を設定します。

さらに、Access2007になってから、
新たに「添付ファイル型」が追加され全部で10種類になりました。
 

この「添付ファイル型」は、Officeの他のアプリケーションで作成したドキュメントや
画像などをレコードに添付するときに使用します。
 

2003までは、「OLEオブジェクト型」でしたが、「添付ファイル型」は
自動的に圧縮されるので、データベースのサイズを抑えることができます。

・・・とこのようにAccessは設計をしっかりしなければ、いけないのですね。
詳細設定については、また次回にしましょう。

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こんにちは！ いつもKENスクールのOAブログを見てくださり、
ありがとうございます。

今日は、Microsoft社から販売されている
「Access」というソフトについてご紹介しますね。

このブログをご覧になっている方の中には、
Accessを仕事で使っているという方と、
見たこともないという方といらっしゃるかもしれません。
 

Accessはデータベース管理 ソフトウェアと呼ばれ、
主に大量のデータを管理・活用するのに使われるOfficeソフト
になります。

具体的には顧客データ や 売上台帳データ、在庫管理データなどなど、
さまざまなデータ を管理し、効率よく入力したり、体裁良く印刷したり、
セキュリティを保ったりします。
 

中小企業さんの中には、まだまだパソコンを使わずに
「紙」でファイリングして、データを管理しているところもありますし、
Excelを使ってデータを管理しているところもあるでしょう。
 

場合によっては、そこへAccessを導入して、管理・運用すれば
もっと効率よく業務をこなすことができるかもしれません。

ちょっと気難しそうな奴ですが、非常に便利なソフトです。

そして最近、下記のようなテキストが日経BPから発売されました。

「Microsoft Office Access データベース設計入門編」

実は先日、上記のテキストに関する講習会がありましたので、
KENスクールのインストラクターの代表として参加してまいりました。

感想として、非常に面白いものでした。
 

今までは、どうしてもAccessの操作を教えるテキストが多かったのですが、
これはデータベースの「設計」という視点から作られたテキストなので、
ほとんど操作はでてきません。
 

その代わり、データベースを１から作成するときには、
知っておいた方がよい知識が詰まっていましたので、
そういったニーズがある方には、ぜひオススメです。

インストラクターも社外の研修などにも積極的に参加し、
スキルを磨いています。
 

少しでも皆さんのスキルアップのお手伝いができればよいな、と
思っていますので、ぜひKEN SCHOOLでお待ちしております。

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こんにちは。今回はACCESSの知ってて便利なショートカットキーを
ご紹介します。

ちなみにACCESSというのはデータを格納するためのソフトです。

例えば顧客情報である住所、氏名、電話番号などのデータを
まとめて管理することができて、
それぞれの情報の入力、修正、削除、検索、閲覧が可能です。

WORDやEXCELよりもなじみが薄いかもしれませんね。

ショートカットキーは作業を効率的に行なっていく時に
使いますので、ACCESSを使っている！と言う方は是非試してみてください。

• Ctrl + N 　　　データベースの新規作成
• Alt + D　　　　オブジェクトをデザインビューで開く
                        （データベースウィンドウがアクティブな場合）
• Alt + O　　　 オブジェクトを開く
                       （データベースウィンドウがアクティブな場合）
• Ctrl + F6　　 表示ウィンドウの切り替え
• Ctrl + W　　 ［閉じる］の実行
• Alt + F4　 　ACCESSの終了

ちなみに「Alt + F4」は、ACCESSに限らず、
選択しているフォルダやファイルを閉じるショートカットです。

デスクトップが選択された状態で、このショートカットを行うと…

ログオフ画面が出ましたね。

Office2007になってからの使い勝手の違いは、皆さんが体感していることと思います。

その中でもAccessは最も変化のあったアプリケーションです。

まず、Access2003とAccess2007の画面を見比べてみましょう。

（Access2003のデータベースウィンドウ）

（Access2007のナビゲーションウィンドウ）

全然違いますよね！！

今までは、データベースウィンドウと言っていたものが、
ナビゲーションウィンドウと名前を変え、一目でオブジェクトが分かるようになりました。

さらに、リボンを見てください！！

WordやExcelと比べても、とってもシンプルでしょ？
 

Accessってとても難解なイメージがありますけど、操作においては、とてもシンプルに
かつ分かり易いインターフェースになりました！！！

Accessは個人でデータベース管理をするには、とても使いやすいです。

ダイエット記録や、家計簿など・・・この機会にぜひ使ってみてはいかがでしょうか？