Excel -エクセル- ブログ記事 一覧

【こちらの記事は、約3分程でお読みいただけます。】

今回は、Excelでのスクロールの便利なショートカットをご紹介します！

大きな表を操作している際、下の方にスクロールし操作したあとに、
また上までスクロールするのは手間がかかってしまいます。

「Shift」キー　＋　「BackSpace」キー　を押すと、
選択しているセル（アクティブセル）に、一気に戻ることができます！

ただ注意しなければならないのが、
選択中のセルにカーソルが入っていると、 セル内の文字が消えてしまいます。

そこで、「Ctrl」キー　＋　「BackSpace」キー　を押すと、
セル内にカーソルが入っていても、一気に戻ることができます！

また、「Shift」キーの場合は、
選択しているセルが画面の一番上にきてしまうのですが、
「Ctrl」キーを使用すると、 選択しているセルを
画面の中央に表示させることができます！

ちょっとした違いですが、「Ctrl」キーのほうが 何かと便利かもしれませんね♪

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Excelを一から覚えたい方～応用の操作を学びたい方まで、
KENスクールで学習してみませんか？？

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一般事務作業でも、Excelは非常に利用頻度の高いソフトです。
「表計算ソフト」と呼ばれるものの一つで、豊富な計算式、
関数・グラフを使った資料作成など、ビジネスの場では必須です。

本日の更新者：
パソコンスクール KENスクール Officeコース
インストラクター 捧

【こちらの記事は、約3分程でお読みいただけます。】

皆さん、こんにちは！
いつもOAブログをご覧いただき、ありがとうございます＾＾

先日、生徒さんからご質問を受けました。

Exccelで作成したグラフをPowerPointに貼り付けた後に
個別で移動が出来るようにバラバラにしたいのに
2003バージョンの時は簡単に出来たが、2007バージョンでは出来なくて
困っているというご質問でした。

たしかに、2003バージョンで作成したグラフはPowerPointに貼り付けた後に
右クリックしてグループ解除が出来たので簡単に移動などが出来たのですが、
2007では出来なくなっています。

それでは2007で作成したグラフを個別に移動などが出来るようにする方法を
ご紹介します。

まず、作成したグラフをコピーします。
コピーしたグラフを貼りつけるときに「形式を選択して貼り付け」を選択します。

表示される一覧から「図（拡張メタファイル）」形式を選び貼り付けます。
貼りつけたグラフを右クリックするとグループ化からグループ解除をすることが出来ます。

すると、「これはインポートされた図でグループではありません。
MicrosoftOffice描画オブジェクトに変換しますか？」とメッセージが表示されますので
「はい」をクリックします。
再度、グループ解除を行います。
すると、個別で選択、移動等が出来るようになります。

皆さんもぜひ、KENスクールのPowerPoint講座を活用して、
一つひとつ身に付けていきましょう！＾＾

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PowerPointは様々な応用が利く、便利なソフトです。
KENスクールでその使い方を覚えて、趣味に・仕事に活用していきましょう！

⇒【PowerPoint講座一覧】
人間は、耳から聞く情報よりも、
目から受け取る情報のほうが何倍も記憶に残るとわれています。
PowerPointは、会議や商談などのプレゼンテーションの場で、
使用する資料を作成するソフトです。
個別指導でしっかり身に付けていきます。

本日の更新者：
パソコンスクール KENスクール Officeコース
インストラクター 横関

【こちらの記事は、約3分程でお読みいただけます。】

いつもOAブログを見ていただき、ありがとうございます！

今回は、Excelで計算に使用する演算子について、ご紹介していきます＾＾

演算子には、

・算術演算子（　+、-、*、/　）

・比較演算子（　=、>、>=、<、<=、<>　）

・文字列連結演算子（　＆　）

・参照演算子（　：、,　）

などがあります。

言葉を聞くと難しく感じますが、これらの記号を見たことや
使ったことのある方は多いと思います。

これら演算子の中でも意外と知られていないのが、
半角スペースを使った参照演算子です。
これは共通の参照先を表す演算子で、
簡単にクロス検索をすることができます。

クロス検索といえば、「INDEX関数」と「MATCH関数」の
組み合わせがよく使われますが、
これらの関数を使わなくても、セル範囲に名前をつけた上で
半角スペースの参照演算子を使えばいいのです。

ではその手順を解説していきましょう。

【手順1】
まずは、各範囲に名前を付けます。
名前を付けたい範囲を選択して、名前ボックスに任意の名前を入力します。

【手順2】
検索させたい縦横の名前を、半角スペースで区切って記述します。
=(縦の名前 横の名前)

例：＝（Mar 大阪）

ここまででもいいのですが、「INDIRECT関数」を使うと更に便利になります！
「INDIRECT関数」は、指定した文字を参照として扱う関数です。
「=C3 C4」と入力するとエラーになってしまいますので、
「INDIRECT関数」を使います。

【手順3】
「セルC3」には「Mar」、「セルC4」には「大阪」と
手順1で付けた名前を入力します。
「セルE3」に「INDIRECT関数」を使って、
「=INDIRECT(C3)　INDIRECT(C4)」計算式を入れます。

計算ってスゴイすごいですよね！　関数ってスゴイですよね！！

皆さんもぜひ、KEN スクールで
Excelを学んでスキルアップしてみませんか？

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本日の更新者：
パソコンスクール KENスクール Officeコース
インストラクター 坂口

【こちらの記事は、約3分程でお読みいただけます。】

OAブログを見てくださっている皆さん、こんばんは！

お仕事などでExcelを使用した後、しっかりと保存したはずなのに、
保存しておいたExcelファイルが「壊れて開かなくなってしまった・・・」
なんて経験ありませんか？

壊れたからといって、また一から作り直していてはとても大変です。

今回ご紹介する機能を使えば、破損していて開くことのできないファイルを
簡単に修復させることが可能です！

手順は、

1.Officeボタンを選択

2.〔開く〕を選択

3.開きたいファイルを選択

4.〔開く〕の〔▼〕を選択

5.〔開いて修復する〕を選択

6.〔修復〕を押す

無事修復できれば、開くことが可能になります！

残念ながらこの方法では、破損したファイルのすべてを
修復できるわけではありません。

数式やグラフなど修復が難しいデータもありますが、
可能な限り値を習得できるかもしれません。

もしものために、覚えておきたい技の一つですね！＾＾

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本日の更新者：
パソコンスクール KENスクール Officeコース
インストラクター 吉村

【こちらの記事は、約3分程でお読みいただけます。】

いつもOAブログを見てくださって、ありがとうございます！

Excelのシートは、個別に拡大・縮小で表示倍率の変更ができますが、
今日のブログでは、複数のシートをまとめた状態で、
拡大・縮小の倍率が変更できる方法をご案内します＾＾

まず、最初のシート見出しをクリックし、
「Shift」キーを押しながら、最後のシート見出しをクリックをします。
これで中間にあるシートを含め、全てのシートが選択された状態となります。

タイトルバーには、下記のように「作業グループ」と表示がされます。

その後、表示倍率を任意の数値に変更します。

最後に、シート見出しで右クリックをして「作業グループ解除」を選択します。
各シートを確認をすると、表示倍率が一緒になっていますね。

作業スピードを上げる方法の一つとして、大変便利な機能です＾＾
ぜひ、ご利用くださいね！

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本日の更新者：
パソコンスクール KENスクール Officeコース
インストラクター 松田

【こちらの記事は、約4分程でお読みいただけます。】

皆さん、こんにちは！
いつもOAブログを見ていただき、ありがとうございます！＾＾

本日は、受講生の方にいただいたご質問の中から、
Ｅｘｃｅｌを使用するときに実はよくある、
こんな困ったシチュエーションと対処方法をご紹介します。

Excelでいずれかのセルに、何らかの作業を行う際には、
目的のセルをクリックしてアクティブ（選択）にするのが通常ですが、

上図のような状態から・・・

作業するために、目的のセルをクリックした際･･･

「はじめにアクティブになっていたセルから、
クリックしたセルまでの範囲が選択されてしまった！」

「いつものように、クリックしたセルを単独でアクティブにできない！」

皆さんは、このような経験をされたこと、ありませんか？

これは、『拡張選択モード』になってしまっていることが原因です。

この、拡張選択モードとは、「F8」キーを押すと切り替わります。

上図のようになってしまった方は、
知らず知らず「F8」キーを押してしまったのと考えられます！！

拡張選択モードは、「複数のセル範囲を選択する」際に用いられます。
先頭のセルをクリックした後、最後のセルを「Shift」キーを押しながら
クリックして選択するのと、同じ意味があります。

こうなってしまった場合は、再度「F8」キーを押せば、
通常の状態に戻りますので解決です！

他には、
「Shift」キーを押しながら「F8」キーを押すと、
隣接しないセルをクリックしていくことで、
セル選択を追加していくことができたりします。
これは、「Ctrl」キーを押しながら、離れたセルを選択するのと同じ操作です。

スクールで学ぶ受講生の皆さんも、
このような経験をすることで、印象に残って
次回から間違いを起こさなくなります。

あなたも操作ミスを恐れず、パソコンをどんどん触ってみてくださいね＾＾

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Excelの操作を覚えたい方へ、KENスクールで学習してみませんか？？

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本日の更新者：
パソコンスクール KENスクール Officeコース
インストラクター 嶋田

皆さん、こんにちは！
いつもKENスクールのブログを見ていただき、ありがとうございます！

本日は、Excelの保存について、
初めてExcelを触る・・・という方にもわかりやすくご案内していきます＾＾

Excelは起動すると、新規のBookが開きます。
例えるならBookは、ノートと同じイメージです。

ノートにページがたくさんあるように、BookにもSheetと呼ばれる作業場所が
初期設定で3枚用意されています。

ノートをめくるように、Sheetは切り替えて別の作業をすることができます。
Excelの画面左下を見ると、Sheet1、Sheet2、Sheet3と表示されています。

Excelは、Book単位で保存されます。
Sheet1が選択されていても、Sheet2が選択されていても
3枚のSheetを1つの単位として保存します。

さらに、Excelの保存は、アクティブセルの位置も一緒に保存します。

例えば、Sheet1のB4をアクティブセルにして保存します。

次にBookを開いたときには、Sheet1のB4がアクティブセルのままで開きます。

ということは、次の作業に便利な位置をアクティブセルにしておくと
効率が良いですね！

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マンツーマンで習えるから、理解度も楽しさも倍増♪
Excelの操作を覚えたい方へ、KENスクールで学習してみませんか？？

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本日の更新者：
パソコンスクール KENスクール Officeコース
インストラクター 清水

【こちらの記事は、約3分程でお読みいただけます。】

いつもOAブログを見ていただき、ありがとうございます！

Excelで操作中に、間違って「上書き」してしまい、
大事なデータが変更されちゃったよ～・・・なんてことは、ありませんか？

そんな時のために、作業工程を残しておける
バックアップファイルを作成できる方法があります！
バックアップしておくと、とても安心ですよ！

操作方法は、

①画面左上の『Officeボタン』をクリックし、
『名前を付けて保存』をポイントし、一覧から『Excelブック』をクリックします。

②ここまでなら、通常の『名前を付けて保存』とまったく同じです。

しかし、ここからがポイントです！
『名前を付けて保存』画面内の下部にある『ツール』をクリックします。

③『ツール』をクリックし、一覧から『全般オプション』をクリックします。

④別画面で『全般オプション』画面が表示されるので、
『バックアップファイルを作成する』にチェックを入れ、『OK』をクリックします。

⑤名前を付けて保存の終了後は、とくに何も起こりません。
今回はわかりやすく、"見積書"という名前にしています。

デスクトップを確認すると、「見積書.xlsx」ができているのが確認できるかと思います。

⑥ここからが、本番です＾＾

下記の見積書には、お客様へ送付する見積データが入力されていました。
それを削除し、再度使い回しを行うために、名前を付けて保存をするつもりが、
間違って上書き保存してしまいました！！

通常だと元に戻すことはできません。

⑦しかし、今回はバックアップファイル「見積書のバックアップ」が
自動で作成されました！

後は「見積書のバックアップ」を開いてみると、
先程作成した見積書のデータが、見事に復元されています。

上図のように、自動的にバックアップデータを作成してくれるので安心ですね＾＾
お仕事などで使っている重要なデータにも、使用してみてはいかがでしょうか♪

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Excelには、普段あるといいなと思えるような便利な機能が、実はたくさんあったりします。
皆さんも、KENスクールで学習を始めてみませんか？？

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本日の更新者：
パソコンスクール KENスクール Officeコース
インストラクター 松本

【こちらの記事は、約3分程でお読みいただけます。】

皆さん、こんにちは！
いつもOAブログをご覧いただきありがとうございます。

今日は皆さんに、
『CONCATENATE（コンキャティネイト）』関数をご紹介します＾＾

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＜CONCATENATE関数とは・・・＞
指定した文字列を繋げて表示する関数です。
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例えば、下図のように都道府県と市区町村の列が分かれていて、
ふたつの文字列を繋げて表示させたい場合、

まず、文字列を表示させたいセル（C2）を選択し、
関数の挿入ボタンをクリックします。

「関数の挿入」ダイアログボックスが表示されたら
「関数の分類」　→　文字列を操作
「関数名」　　　　→　CONCATENATE
を選んでOKボタンをクリックします。

次に、繋ぎ合わせたい文字列を順番に指定します。
『文字列1』にA2
『文字列2』にB2
を指定し、OKボタンをクリックします。

すると、C2に『千葉県柏市』と表示されます。

これをC5までオートフィルをかければ完了です！

今回も、便利な関数をご紹介させていただきました。
このように、数多くある関数を用途に応じて使えるようになると、
作業の効率化を図ることが出来るようになります！

皆さんもぜひ、KENスクールのExcel講座を活用して、
一つひとつ身に付けていきましょう！＾＾

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本日の更新者：
パソコンスクール KENスクール Officeコース
インストラクター 渡辺

【こちらの記事は、約3分程でお読みいただけます。】

皆さん、こんにちは！
いつもOAブログを見ていただき、ありがとうございます！

本日は、Excelで印刷をする際の「便利な用紙設定」をご紹介します！

Excelで、「●●サイズの書類を作成したい」
と考えたことはありませんか？
Wordによく慣れた方だと、上記のように考える方が多いと思います。

しかしながら、Excelには、Wordのようなサイズの概念がありません。

そのため作ったものが、例えばA4サイズの紙に
どこまで表示されるのかが、最初からはわかりません。

では、あらかじめ
A4サイズの範囲を表示させておきましょう。

「ページレイアウト」タブ→「ページ設定」→「ページ設定」
用紙サイズを「A4」に指定。

印刷範囲が点線で表示されます。

この点線の範囲内に作成すれば、
縮小などせずに、原寸で印刷が可能になります。

では、

点線をはみ出して作成してしまった場合は、
どうすればいいでしょうか？

その場合は、
「ページレイアウト」タブ→「ページ設定」→「ページ設定」→
次のページ数に合わせて印刷：横1×縦1

これを指定するだけで、用紙サイズをA4に指定してあれば
ジャストに収まり、印刷が可能です。

普段Excelを使いこなしていても印刷する機会がなかったりするので、
案外、知らない事もありますよね。

Excelで印刷する際には、試してみてくださいね！＾＾

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本日の更新者：
パソコンスクール KENスクール Officeコース
インストラクター 植村

【こちらの記事は、約5分程でお読みいただけます。】

いつもOAブログを見ていただいて、ありがとうございます！

今回は、Excelの機能「チェックボックス」の利用方法を見ていきます。

Excelでチェックボックスを作るのは、とっても簡単！！

まずは、【開発タブ】⇒【コントロールグループ】⇒【コントロールの挿入】をクリックします。
【チェックボックス】ボタンをONにして、ワークシート上でクリックします。

たったこれだけで、チェックボックスは完成です！

チェックボックスの脇にある文字は自由に変更できるので、
もちろん消してしまっても構いません。

更にチェックボックスを選択した状態で、
【開発タブ】⇒【コントロールグループ】⇒【プロパティ】ボタンをクリックします。

【コントロールの書式設定】のダイアログが表示され、
チェックボックスの詳細な設定ができます。

例：
●最初に表示されるチェックボックスの規定値をオンにするのかオフにするのか
●チェックボックスの表示を立体的に3-D表示にするのか

用途に応じて設定を変更が可能です。

更にExcelは、表計算ソフトですから、このチェックボックスの値を
セルに反映させて、計算などに活用したいですよね？

【コントロールの書式設定】⇒【コントロールタブ】⇒【リンクするセル】に
チェックボックスの値を表示させるセルを指定すると・・・




チェックボックスがオンの場合は「TRUE」、オフの場合は「FALSE」が
指定したセルに表示されます。

このチェックボックスの利用はアイディア次第！

複数のチェックボックスを用意して
それぞれのチェックボックスの値を表示するセルを指定してみましょう。

チェックボックスをいくつも作るときは、図形の複製が便利です。

更に、C列にチェックボックスの値が表示されるよう設定しているので、
この値を使って、全部で何個チェックが付いているのかなどを計算させることもできます。

「TRUE」となっているセルの数だけ数えればいいわけですから、
そう、COUNTIF関数です。

※COUNTIF関数は検索条件を指定し、指定した検索条件に合うセルの個数を返します

これで何個チェックがついているかを表示させることができました。

もちろん、「TRUE」「FALSE」と表示されているC列が見えたままだと不恰好なので、
C列を非表示にしておけばOK。

今回は、C列を『セルの書式設定』から非表示にしてみます。

『表示形式』タブをクリックし、『種類』のボックス内に『;;;』（セミコロン３つ）
を入力し、『OK』をクリックします。

ちゃんと、非表示になりましたね。

簡単な設定とアイディア次第で、色々な場面で利用可能です！！
是非一度利用してみてくださいね＾＾

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Excelの操作を覚えたい方へ、KENスクールで学習してみませんか？？

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本日の更新者：
パソコンスクール KENスクール Officeコース
インストラクター 松本

【こちらの記事は、約5分程でお読みいただけます。】

いつもOAブログを見ていただき、ありがとうございます！

皆さん、日常でExcelを使用する際、
文字の色を変更するには、どのように行っていますか？

主な方法として、ホームタブの「フォントの色」から変更するのが、
一般的ではないでしょうか？

実はもっと便利で使い回しのきく方法があります！＾＾
今回は、Excelで「セルの表示形式」の機能を利用して、
文字の色を指定する方法をご紹介しますね！

通常、セルの書式設定の表示形式にて、
数値データを桁区切りカンマが入っている状態にしたり、
￥マーク付きにしたり、
日付データを西暦・和暦、又は曜日入りにしたりと、
表示の仕方を自由に変更することができます。
通常の表示形式にないものも、ユーザー定義で設定することができます。

この「ユーザー定義」を利用し、色についての設定を変更してみましょう。

例えば、「正の数、負の数によって色を分けたい」と思ったとき、
組み込みの表示形式『通貨』を利用すれば、
下記のように、正の数は「黒」、負の数は「赤」になります。

この場合、設定したいセルを範囲選択して、
[セルの書式設定]を開き、「通貨」を指定すればこの形になります。

さらに、この機能を応用すると、
[表示形式タブ]の分類から[ユーザー定義]をクリックし、
種類欄に様々な書式記号を用いることで、
オリジナルの組み合わせを行うことができるようになります。

では、例として、「#,##0;[赤]-#,##0」
と表示されている、『通貨』の設定に手を加えてみましょう。

まず、
「;」より手前が、正の数の設定（3桁区切りカンマという内容）
「;」より後ろが、負の数の設定（赤色で、3桁区切りカンマという内容）
を表す部分となります。

実はこの箇所に、8色もの色の名前を使って指定することができます！
使える色の名前は、
[黒]、[青]、[水]、[緑]、[紫]、[赤]、[白]、[黄]　となります。

それでは、正の数・負の数、共に
「#,##0」（3桁区切りカンマ）の手前に、色の名前を入力してみましょう。

今回は、正の数を[水]、負の数を[紫]にしてみました。

さらに、
もっと色数ないの？と思われた方へ…

カラーインデックスのコードで指定をすれば、
なんと56色指定できるようになっています！＾＾

書き方は、[色56]というように、
色何番とコード番号を入力します。（0～56）

では、ここで問題です。
カラーインデックスのコードの56番は何色でしょう？？

このインデックスコードで色指定をする作業は、
主に『Excel VBA』で行います。

ご興味をもたれた方は、是非KENスクールで『Excel VBA』を学習されてみてください！＾＾

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この記事に書かれている内容は、KENスクールで学習することができます！

⇒【Excel/Access VBA講座一覧】
KENスクールはオデッセイコミュニケーションズ公認のパートナープログラム
全国No.1を「VBA賞」＆「IC3賞」の2部門をいただきました。
Program講師だけでなく、Office専任講師においても、
この資格を取得しているハイスキルのインストラクターが揃っておりますので、
是非、学習してみてください！

本日の更新者：
パソコンスクール KENスクール Officeコース
インストラクター 嶋田

【こちらの記事は、約3分程でお読みいただけます。】

いつもOAブログを見てくださり、ありがとうございます!
今日は、Excelのちょっと便利な使い方の話をしていきますね＾＾
 

皆さん、ご存知の表計算ソフトのExcelですが、
Excelには、300以上もの関数が用意されており、
ユーザーが使いやすいように、
関数の入力を助けてくれる機能も用意されています。

この機能には、目的や分類による検索など、
複数の検索方法が用意されていますが、
関数の頭文字がわかっている場合は、
頭文字を使っての検索が簡単です。

1. 数式バーにある[関数の挿入]ボタンをクリックします。

2. [関数の挿入]ダイアログが表示されたら、
[関数の検索(S)]には何も入力せず、[関数の分類(C)]は
[すべて表示]のまま、[関数名(N)]のリスト内をクリックします。

3. 日本語入力がオフの状態で関数の頭文字のキーを押すと、
その文字から始まる関数が選択されます。

目的の関数が選択し[OK]ボタンをクリックします。

ひとつずつマウスでクリックするよりもとても早く作業ができますね。

一つの作業が早くなれば、お仕事全体の効率化が図れるので、
ちょっとしたショートカットなども覚えていくといいですよ^^

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パソコンスクール KENスクール Officeコース
インストラクター 吉村

【こちらの記事は、約2分程でお読みいただけます。】

皆さん、こんにちは！
いつもKEN OAブログをご覧いただきありがとうございます。

今回は、Excel 2010の新機能のご案内をしていきます。
その名も、 「スパークライン」という新機能です！＾＾
 

グラフの横に小さなグラフが作成されています。
これが、 「スパークライン」という機能です。

小さなセルに簡単にグラフを作成することができます。
もちろん今までのグラフもありますが、
即座に数値データから判断できるツールが
一つ増えた、と考えると良いです。

また、「スパークライン」のセルを選択していると、
※下記画像の青枠（選択範囲）




上記のようなタブが表示され（※上記画像の赤枠）、
「色の変更」、「一番数値の大きいもの」、 「一番数値の小さいもの」を
簡単に色別に分けることもできます。

皆さんも、Excel 2010で活用されてみては、いかがでしょうか♪ ^^

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本日の更新者：
パ ソコンスクール KENスクール Officeコース
インストラクター 松田

【こちらの記事は、約4分程でお読みいただけます。】

皆さん、こんにちは。
いつもKEN SCHOOLスタッフブログをご覧いただき、ありがとうございます！

前回、EXCELでPHONETIC関数を利用し、
簡単にふりがなを表示させる方法を、ご紹介させていただきました。

今回は、表示させたふりがなの種類を変更する方法を、ご紹介いたします！

まず、漢字の氏名が入力されているセル
（A2～A6）を範囲選択します。

次に、

『ふりがなの表示／非表示』ボタンから、
『ふりがなの設定』を選択します。

『ふりがなの設定』ダイアログボックスから、
ふりがなの種類を選びます。

今回は、『半角カタカナ』を選択し、

『OK』ボタンをクリックします。

ふりがなの種類が、ひらがなから半角カタカナに変わりました！

ふりがなのセルで、設定してしまいがちですが、漢字が入力されているセルで、
設定しないと変更できませんので、気を付けてください♪

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本日の更新者：
パソコンスクール KENスクール Officeコース
インストラクター 渡辺

【こちらの記事は、約5分程でお読みいただけます。】

Excelを使用しているとき、意外に困りがちな「重複データ」。
必要なものはどれなのか、いちいち探すのが面倒ですよね。

例えば、売上データや商品マスタデータなど、同一内容を表すリストが2つあり、
これらを1つのまとめたい、といった場合があります。

そのときに問題になるのが「重複データ」です。
それぞれに作成していたリストに同じデータが入力されていて
まとめたときにデータがダブってしまうわけです。
こんなとき、皆さんは今までどんな処理をしていましたか？？

この重複データを、「目で見て」探して取り除く作業は大変です。
数百行、数千行に及ぶ大きなデータベースになると、
重複データを見落としてしまう危険性もあります。

そこで、Excel2007から重複データを削除する機能が追加されました。
簡単な操作で瞬時に重複データを見つけ出し、
削除してくれるので大変便利です！ご紹介していきますね＾＾

今回は、Excel2007を使用して、
下図のような商品マスタから重複データを削除してみます。

2行目と3行目、5行目と6行目のデータが重複しています。




リスト内を選択して、「データ」タブ内の「データツール」グループにある
「重複の削除」ボタンをクリックします。




「重複の削除」ダイアログボックスが表示されました。

このダイアログボックスで、
重複しているかどうかをチェックするリストの項目を指定できます。

「すべての項目が同じなら重複データとみなす」
といったチェック方法だけでなく、
「商品コードと単価が同じなら重複データとみなす」
といったチェック方法も選べます。


ここでは、すべての項目について重複しているデータを削除したいので、
「すべて選択」
ボタンをクリックして「OK」ボタンをクリックします。




重複データの個数を伝えるメッセージが表示されたら
「OK」ボタンをクリックしてください。





重複データが削除されました。

重複データを削除するときの注意点として、
Excelでは、全角文字と半角文字は違うデータとして認識されます。
混在している可能性がある場合は、どちらかに統一しておくと良いでしょう。

また、セル内のデータの前後に空白文字が含まれていると、
見た目は同じでも違うデータとして認識されますので、
空白文字が入っていないか確認してください。

なお、重複データを削除したあと、削除前の状態に戻すことができますが、
念のため、重複データを削除する前に、
元データのバックアップを作成しておくこともオススメします。

それでは皆さんも、Excelでデータを扱う際に、活用してみてくださいね！＾＾

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本日の更新者：
パソコンスクール KENスクール Officeコース
インストラクター 松本

みなさん、こんにちは。

今日はEXCELの便利な機能をご紹介します。

下記のような表の、空白セル全てに「欠席」と入力をしたい時に使える、

とても便利な機能です。

まずは、空白セルをCtrlキーを押しながら選択をします。

最後に選択をしたセルに「欠席」と入力をします。

確定をする際に「Ctrl」キーを押しながら、「Enter」キーを押すと、

選択したセルに一括で文字が挿入されます。

ぜひ皆さん、お試し下さい。

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パソコンスクール KENスクール新宿校　Officeインストラクター
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みなさんこんにちは。

今回は、ＥＸＣＥＬの機能についてご紹介します。

ＯＦＦＩＣＥ２００７は、グラフを作成した後に、

「スタイル」という、用意されたデザインを設定することができます。


ただ、下図のように任意のグラフの「スタイル」を適用すると、

前もって自分で設定したデザインが消えてなくなってしまいます。


「スタイル」適用前：




グラフの「スタイル」：




「スタイル」適用後：

自分が設定をしたデザインを残したまま、

グラフの「スタイル」も活かしたい場合は、

グラフの「スタイル」からデザインを選ぶ際、

デザインの上で右クリックをしてください。


すると下図のような表示がされます。

そこで、「適用（書式を保持）」をクリックをします。


自分が設定をしたデザインにスタイルが追加されました。

是非、試してみてください。
 

また新しい発見をしましたら、お知らせします。

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Excel 2007とPowerPoint 2007のワードアートが

通常の文字と同じように編集ができるようになりました！

ワードアートの一部の文字を大きくしたい・色を変えたいと

思ったことはありませんか？
 

以前のバージョンでは

1文字ずつワードアートを作成しなければできませんでしたが、

Excel 2007とPowerPoint 2007は今までとは一味違います！
 

文字のサイズの一部分を変更したい場合

ワードアート全体ではなく、ワードアートの一部の文字を選択します。

通常のフォントサイズと同じように、変更することができます。

もちろん、フォントの色も変更できます。

これは、使いやすさにもつながっています。
 

ますますワードアートが便利になり、様々な表現が簡単にできますね。

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Excelで住所録などを作成する場合、

郵便番号や電話番号、または番地などの数字に

全角と半角が混在していると見栄えが悪いですね。
 

「マンション」や、「アパート」などのカタカナも同様です。

入力する際に気をつければいいのですが、

間違って変換してしまうこともありますし、

複数のユーザーによってデータ入力が行われると、

文字種が統一されていないこともあります。

このような場合、関数を使用して簡単に修正をしましょう。

1. ASC関数⇒全角を半角に変換する関数
   （漢字やひらがななど半角に出来ない文字は無視されます）
2. JIS関数⇒半角文字を全角に変換する関数

変換後、データを他のセルにコピーを行う際には注意が必要です。
 

関数の結果を貼り付ける際に、「形式を選択して貼り付け」を選択しましょう。
 

「形式を選択して貼り付け」ダイアログボックスから「値」を選択し、

「OK」をクリックします。

以上の設定で貼り付けを行うと、

関数の入力されているデータを貼り付けてもエラーになりません。

今年の年賀状から新しくお付き合いの始まった方もいらっしゃると思います。

この記事を見ながら、住所録データの更新をしてみてはいかがでしょうか。

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Excelの関数の中に、リストを参照してデータを取り出すことができる、

「VLOOKUP」という関数があります。
 

ID番号を入力するだけで製品名や単価を表示することができます。


通常、VLOOKUP関数を使って設定すると、

下記のように右側のリスト内（H8からH18）の製品IDを入力すれば

製品名・金額が表示されます。



しかし、VLOOKUP関数だけですと、例えばリストに

後から『B012 封筒 50』を追加したいと思った場合に、

範囲を再設定しないと製品名、単価は表示されません。

※#N/Aはリスト内に適切なデータが無いため表示されます。


リスト内にデータを追加した場合、VLOOKUP関数のみですと

セルの【C8】,【D8】両方に対して範囲の再設定が必要です。

再設定しなくても、リストを追加したら、

製品名、単価が表示されるようにしてみましょう。


1、セル【C8】をクリックし、『ホーム』タブの『編集』グループの『合計』の▼を
クリックし、表示された一覧から『その他の関数』をクリックします。


２、『関数の挿入』画面が表示されたら、『VLOOKUP』を選択し、
『OK』をクリックしてください。


３、『関数の引数』画面が表示されるので、『検索値』をクリックし、セル【B8】を
クリックします。次に『範囲』をクリックし、画面左上『名前ボックス』の一覧から
『OFFSET』をクリックします。

※一覧に『OFFSET』がなかった場合は『その他の関数』をクリックし
再度関数を選択し直しましょう。


４、下記のように『OFFSET』関数画面が表示されるので、『参照』を「H7」、
『行数』、『列数』を「０」「０」にします。『高さ』をクリックし、再度、
画面左上の『名前ボックス』内から『COUNTA』を選択します。

 

５、COUNTAの『関数の引数』画面が表示されるので、リスト内の商品番号
H列を選択し、見出しを除いた行数を求めたいので、「-1」を追加します。



その後、数式バー上の『OFFSET』をクリックし、
OFFSETの『関数の引数』画面に戻ります。
列数は3列なので、「３」と入力しましょう。

 


６、今回はH7を基準として、0行0列移動し（移動しない）H列に
表示されたデータから １引いたものを行数として指定し、幅は3列としました。

※ここではまだ『OK』をクリックしないでください。



７、数式バー上の『VLOOKUP』をクリックします。すると、VLOOKUPの
『関数の引数』画面に切り替わります。


８、後はいつものVLOOKUP関数と同じように『列番号』を「２」、
『検索方法』を「０」に指定し、『OK』をクリックしてください。



９、今度はリストのデータが増えても、商品名が表示されます。セル【D8】に
関しても同様の操作をしてみてくださいね。


今回は、VLOOKUP関数とOFFSET関数とCOUNTA関数の

コラボレーションでした。
 

様々な関数があるので、ぜひお試しください。 

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みなさん、こんにちは。

いつもken School OAブログをご覧いただきありがとうございます。

今日はエクセルに関して、お話しします。

先日受講生から、エクセルで画面を下に移動したい時に、

マウスのホイールを使って、スクロールをしようとしたら、

画面が拡大したり 縮小され、画面のスクロールができない！！

とご質問をいただきました。

エクセルは使用するデータが1つの画面に収まらず、

ホイールを使ってスクロールすることが多いですよね。
 

できないってすごく不便！
 

通常は『Ctrlキー』を押しながらホイールを動かすと拡大や縮小になります。

実は、エクセル自体の設定が変わっていたので、

どこで設定されているか、確認しましょう。

「Officeボタン」から、「Excelのオプション」をクリックします。

「詳細設定」をクリックします。

編集設定の「IntelliMouseのホイールで倍率を変更する」

ここのチェックが入っている状態でホイールを使ってスクロールすると

画面の拡大縮小になります。

あれ？と思ったら確認してみて下さい。

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Excelでは、VLOOKUP関数やHLOOKUP関数の検索範囲に使用するデータや、

入力規則のリストデータなど、

普段利用しないシートを隠しておく事で画面をすっきり見せる事ができます。

それでは、シートを非表示にしましょう。

【手順】Excel2003の場合

1.隠したい「価格表」シートを表示します。

2.［書式］メニュー→［シート］→［表示しない］をクリックします。

3. 「価格表」が非表示になりました。

【再表示する場合】

1.［書式］メニュー→［シート］→［再表示］をクリックします。

2.[再表示]ダイアログボックスが表示され、非表示になっている
「価格表」シートが表示されます。

[OK]ボタンをクリックし、「価格表」シートを再表示します。

【手順】Excel2007の場合

【ワークシートの非表示】

［ホーム］タブ→［セル］グループ→［書式］→［非表示/再表示］→
［シートを表示しない］をクリックします。

【ワークシートを再表示】

［ホーム］タブ→［セル］グループ→［書式］→［非表示/再表示］→
［シートの再表示］→［再表示］ダイアログボックス→［表示するシート］→
シート名を選択後［OK］ボタンをクリックします。

試してみてくださいね。

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Excelで列幅の異なる2つの表を1枚の用紙に収めたい、あるいは

別のシートにある表を1つのシートにまとめて印刷したい時があります。

そんな時、[図のリンク貼り付け]を利用して、

1つのシートにまとめて印刷してみてはいかがでしょうか？

【手順】Excel2007の場合

貼り付け先をSheet1、貼り付け元をSheet2としています。

1.Sheet2の印刷したい範囲を選択し、コピーをします。

2.Sheet1をクリックし、シートを切り替えます。

3.[ホーム]タブの[貼り付け]ボタンから[図]の[図のリンク貼り付け]を
クリックします。

4.Sheet2の表が図として貼り付きます。

これでSheet1の表の列幅に影響せずに、

2つの表を1つのシートにまとめる事ができました。

あとは貼り付け位置、大きさを微調整して完成です。

今回の[図のリンク貼り付け]を利用すると、貼り付け元のSheet2の表を編集すると、

貼り付け先のSheet1の表にも反映されます。

【手順】Excel2003の場合

1.Sheet2の印刷したい範囲を選択し、コピーをします。

2.Sheet1をクリックし、シートを切り替えます。

3.Shiftキーを押しながらメニューの[編集]をクリックします。
※Shiftキーを押しながらクリックすると、隠れている機能が使えます。

4.[図のリンク貼り付け]をクリックします。

5.Sheet2の表が図として貼り付きます。

資料の余白が多い時など、試してみてください。

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Excelにデータを取り込んだ際に、

一つのセルに不要なスペースが含まれていることがあります。

こんな時にExcelのTRIM（トリム）関数を使うと、

文字列から余分なスペースを取り除いてくれます。

TRIM関数は、引数に指定した文字列に複数のスペースが

連続して含まれている場合、 単語と単語の間のスペースを一つずつ残して、

不要なスペースをすべて削除してくれる関数です。

Excel以外の他のアプリケーションから取り込んだテキストデータに

不要なスペースが含まれている時などには、とても重宝します。

■書式 =TRIM(文字列)

【図1】

図1のB列には、外部データから取り込んだ会員データがありますが、

余分なスペースを含んでおり、見づらくなっています。

【図2】

そこで、図2のようにC2セルに「=TRIM（B2）」という式を立てて、

B2セルのデータにある、余分なスペースを取り除きます。

【図3】

これで、図3のように名字の前のスペースと名前の前のスペースが削除され、

名字と名前の間にはスペースを残してくれました。
 

あとは、C3以降のセルにコピーすれば、

一つ一つのセルのスペースを削除するという面倒な作業をしなくて済みます。

とても便利で簡単な関数なので、是非お試し下さい。

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Excelで表の書式を設定する際、私自身よく使用するパターンがあります。

表を見やすくするために、一行おきに塗りつぶしの色を設定します。

小さな表なら塗りつぶしの色をその都度設定しても良いのですが、

何百行とある表に手作業で設定する事は面倒です。

オートフォーマット機能を利用する事も可能ですが、今回は

条件付き書式を利用して簡単に塗りつぶしの設定をする方法をご紹介します。

【手順】

1.書式を設定する範囲を選択します。

2.[書式]-[条件付き書式]をクリックします。

3.条件に「数式が」を選択し、数式に「=MOD(ROW(),2)=0」と入力します。

行番号を2で割った時の余りが0、すなわち、偶数行である時という意味で、

奇数行の色を変更する場合は、「=MOD(ROW(),2)=1」になります。

※MOD関数は数値を指定した数で割った時の剰余を返します。
書式=MOD(数値,除数)

※ROW関数は引数に指定した範囲の行番号を返します。
書式=ROW(範囲)　範囲は省略可能

4.[書式]ボタンをクリックし、[セルの書式設定]ダイアログボックス-
　[パターン]タブ-[セルの網掛け]より色を選択します。

5.[OK]ボタンをクリックして、すべてのダイアログボックスを閉じます。

6.これで一行おきに塗りつぶしの色が設定されます。

今回ご紹介したMOD関数を使用しておくと、

あとから行の追加や削除をしても書式が崩れることはありません。

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みなさんこんにちは！
 

今回はエクセルの機能についてご紹介します。
 

最近は1人1台パソコンを持つ時代になり、

場合によっては自宅用とモバイル用と、使い分けをしている方も多いと思います。
 

ノートパソコンを使っていると、モニターが小さくて、

もっとたくさんのデータを1度に見たい！と感じたことはないでしょうか？
 

そこでご紹介するのが、スクロールバーの表示・非表示の切替です。

操作方法はとっても簡単です。

before

after

垂直スクロールバーのチェックを外すと縦スクロールバーが出なくなります。
 

縦スクロールはマウスのホイールを使用する方が多いですよね。
 

ちょっとでも作業領域を広くしたい方はぜひ試してみましょう。

また、オプションダイアログボックスの同じ画面に、

セルの枠線の色を変えたり、枠線自体を表示させないようにすることもできます。
 

枠線の色を変えると、シートの雰囲気も変わります。

データの決まったところにしか入力しない場合などは

枠線を非表示にすることで、作業しやすくなる可能性もあります。 

こちらもぜひ試してみて下さい！！

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売上表や請求書などは、一度作成したものを使い回しする事も多いです。

元のファイルを編集して新しく作成し直す為に以前のデータを削除しようとして、

うっかり集計に使用している数式まで消してしまった、といことはありませんか？

そんな時には！

【ジャンプ】機能を使用すると便利です。
 

この機能を使用すると、『数値が入ったセルだけ』を選択することができ、

数式を誤って削除してしまうというミスがなくなります。

まずアクティブセルが表の中にある状態で、【ジャンプ】機能を選択します。

【ジャンプ】ダイアログボックスから、【セル選択】をクリックします。

【選択オプション】画面で、【定数】、【数値】にのみチェックを入れ、

【OK】ボタンをクリックします。

すると、数値を入力したセルのみ選択されます。

その後、【Delete】キーを押すと、

表に入力した数値部分のみデータが消え、

小計などでの数式を入力した部分は残っています。
 

サンプルでは小さな表を使用していますが、大きな表だとなお便利です。

是非、お試し下さい。

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今回は、指定した文字列を

別の文字列に置き換えるExcelの関数を紹介します。


まず、電話番号の「-（ハイフン）」を取り除いてみます。
 

「SUBSTITUTE」を利用してみましょう。
 

1.

-（ハイフン）が除かれた後の電話番号を表示したい個所（今回はC3セル）をクリックし、

『ホーム』タブの『合計』ボタンの『その他の関数』をクリックします。




2.

『関数の挿入』画面が表示されるので、

『関数の分類』から「すべて表示」を選択、

『関数名』から「SUBSTITUTE」を選択し、『OK』をクリックします。


このSUBSTITUTE関数は文字列内から特定の文字列を探し、

他の文字列に変えてくれます。


今回は-（ハイフン）を探し、空白に変えてみます。


3.

今回は下記のように入力しました。

B3に入力されている電話番号内の-（ハイフン）

を探し出し、空白（""）に置き換えます。
 

• 文字列：B3
• 検索文字列：-
• 置換文字列：""

4.

ハイフンが除かれています。後は数式をコピーして完了です。





次は、エラー表示「#N/A」を「-」に変えてみます。


利用するのは、「IFERROR」関数です。


1.

下記はVLOOKUP関数で数式の作成をすると良く表示されるエラーです。

※ #N/Aとは、数式で参照セル（検索値、範囲、などに使用したセル）に

   適切な値がない場合に表示されるものです。





IFERROR関数とネストしてみましょう。


2.

まず、現在入力されているVLOOKUP関数の数式を

数式バー上で「＝」を除いて切り取ります。


3.

再度同じセルで『ホーム』タブの『編集』グループの『合計』の▼をクリックし、

一覧から『その他の関数』をクリックします。


4.

『関数の挿入』画面が表示されたら、『関数の分類』を「すべて表示」にし、

『関数名』の一覧から「IFERROR」をクリックし、『OK』をクリックします。


5.

『関数の引数』画面が表示されたら、

『値』のボックスに先ほど切り取った数式を貼り付けます。


そして『エラーの場合の値』に「-」を入力し、『OK』をクリックします。

 
 

6.

データが未入力の場合エラーは出ず、「-」が表示されます。


今回は、－（ハイフン）を取り除くために、「SUBSTITUTE」関数を、

エラー値を-（ハイフン）にかえる為に 「IFERROR」関数を利用してみました。

ぜひお試し下さい。

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本来、グラフは『挿入タブ』の『グラフの挿入』から作成しますが、

【REPT関数】を使用してグラフと同じように視覚的に分かりやすいものを

作成することができるのです！！

操作：F3のセルに関数を挿入します。

REPT関数

E2の点数を10で割って★の個数のグラフを作成してみましょう！！

【完成】　フォントの色をつけると見栄えがよくなります。

さらにIF関数を使用して、条件によって記号を変えることができます。

（顔文字を使ってみるのも可愛いです。）
 

• IF関数にREPT関数をネストします。
• 偽の場合に、IF関数をネストします。

見方を変えると、オリジナルのグラフとも言えますね。

是非、試してみて下さい。

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みなさんこんにちは。
 

今回は、Excelのエラーメッセージをご紹介致します！


●#REF!●

Excel使用中に上記のようなエラーメッセージが

表示されてしまい、困ったことはありませんか？？

主な原因として考えられるのは
 

1. 数式が参照していたセル・シートが削除されてしまった。
2. 参照先のセルに他のセルのデータが移動した。

下図はセルC3にA3＋B3と数式を入力したものです。





この状態で、数式の参照先の1つであるA3を含む

A列を削除した場合は次のようになります。




また、他のセル（A7）の値をA3に移動した場合は・・・





下図のようになります。




理由が分かると、エラーの回避策も分かりますね。


●#####・・・●

主な原因その１

入力されている数値、日付、時刻がセルの幅よりも長い。



＜解決策＞

・セルの幅を適切な長さにする。





・幅を変えたくない場合は、表示形式を幅の取らないものにする。




・または、フォントを小さくします。




主な原因その２

セルの表示形式が日付・時刻で、計算の結果がマイナスの時。




＜解決策＞

エラーが表示されているセルの書式を、日付や時刻以外に変えます。




エクセルでは、日付・時刻の表示は正の値でなくてはなりません。

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Excelでセルに文字や数字を入力した際、規定の列幅のままだと

セルから文字がはみ出してしまったり、文字が途中で途切れて表示されます。


その際、列と列の境界線をダブルクリックすると、その列内で

一番長い文字数に合わせて列幅が自動調整されます。 
 

このやり方は、ご存知の方も多いのではないでしょうか。


ただし、【図1】の表のように文字数の多いタイトルがあると、

列幅は自動的にタイトルに合わせて広がってしまい、

表中に無駄な空きができてしまいます。


今回のような場合は、便利なダブルクリックでの自動調整は使えません。
 

そこで表のタイトルを無視して、表に列幅を合わる便利な

自動調整の方法をご紹介します。

【図1】

 　

列幅の自動調整をした結果、タイトルが長いので、

A列に無駄な空きができてしまい、見栄えが悪くなっています。

【手順１】

列幅を基準にしたい範囲の表全体を選択します。
 

メニューバーから［書式］→［列］→［選択範囲に合わせる］を クリックします。

 

タイトルの文字数に関係なく、表内の文字数で列幅が調整されます。

【Excel2007の場合】

表全体を選択した後、リボンから

［ホーム］タブ→［書式］→ ［列の幅の自動調整］をクリックします。

ぜひ利用してみて下さいね

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以前に普段利用しないマスターデータなどが入力されているシートを

非表示にする方法をご紹介しました。


これは文書を閲覧する側が、再表示するやり方法を知らなければ、

とても有効的な方法です。


しかし、シートの再表示のやり方を知っている相手には

意味のないものになってしまいます。
 

今回は、他の人がシートを再表示できないようにする方法を

ご紹介します。
 

シートを保護する事で、「再表示」が使用できなくなり、

秘密のシートなどを隠す事ができます。

≪保護の設定≫

1.隠したい「価格表」シートを非表示にします。

 
 

 2.［校閲］タブ→［変更］グループ→［ブックの保護］→ 

    ［シート構成とウィンドウの保護］をクリックします。

 
 

3.「シート構成とウィンドウの保護」のダイアログボックスが開きます。 

   「シート構成」にチェックを入れ、パスワードを設定します。

　

4.「パスワードの確認」ダイアログボックスが開きます。

3.で設定したパスワードと同じパスワードを入力します。

※以上の設定でブックが保護され、シートの編集ができなくなります。

 
 

≪保護の確認≫
1.シート見出しで右クリックし、ショートカットメニューを確認します。

  「再表示」は薄いグレーで表示され、選択できません。

 
 

≪保護の解除≫

1.［校閲］タブ→［変更］グループ→［ブックの保護］→

    ［シート構成とウィンドウの保護］をクリックします。

 
 

2.「ブックの保護の解除」のダイアログボックスが開きます。
   先ほど設定したパスワードを入力し、保護を解除します。

 

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こんにちは。

今日はExcelを利用して、日付から「曜日」を求める方法をご案内します。

まずは、Excelのオートフィル機能を利用して日付を表示します。
 

次に、日付の隣のセルを選択します。

関数の挿入ボタンから分類「日付／時刻」、

その中から「WEEKDAY」を選択します。

日付の入っているセルを選択し、OKボタンをクリックします。

数字が表示されますので、オートフィル機能を使って関数をコピーします。

その後、「ホームタブ」→「数値」→「その他の表示形式」→

「表示形式」→「ユーザー定義」→「種類」の下に「aaaa」と入力して下さい。

• aaaa→「火曜日」と表示されます
• aaa→「火」と表示されます
   

オートフィル機能を使い簡単に曜日表示をさせることができます。

続いて、土曜日と日曜日のセルの色を変更します。

対象となるセルを選択します。
 

次に、「ホームタブ」→「条件付書式」→

「セルの強調表示ルール」→「その他のルール」を選択します。

「ルールの種類を選択してください」の中の１番下にある、

「数式を使用して、書式に設定するセルを決定」を選択します。
 

その後、=weekday(Ａ２)=７と入力　Ａ２は日付が入っているセルを指します。
 

=７の７とは１を日曜日と考えたときに、土曜日が７となります。
 

その後、書式から土曜日に付けたい色を選択します。

同じように、今度は、＝weekday(A２)=１と入力し、

書式から日曜日に設定したい色を選択します。

簡単に、土曜日と日曜日のセルに色を付けることができます。
 

Excelで日程表などを作成する際には、試してみてください！

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Excel2010を使い始めた方はいらっしゃいますか？

今日は、Excel2010の新機能「スパークライン」をご紹介します。

スパークラインとはセルの中に表示する「小さなグラフ」です。

これを使うと、データの傾向を素早く把握することができます。

●企業別の1月から4月までの売上の傾向を把握したい場合

データを選択し、「挿入」タブ－「スパークライン」から「折れ線」を選択します。

ダイアログボックスが表示されます。

データは選択済みなので、スパークラインを配置する場所を選択します。
 

数値データの横に表示したいので、セルF2からF5までを選択し、

OKボタンをクリックします。

セル内に折れ線グラフが表示されました。
 

傾向が一目瞭然！！

ぱっと見ただけで傾向を把握するために、

今まではグラフや条件付き書式などを使用していましたが、

また使える機能が増えましたね。

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先日、EXCELで大量の住所録を作らなくてはいけなくなりました。

郵便番号と住所が必要なのですが、

データには住所が記入してあっても郵便番号が記入していないものが多く、

住所から郵便番号を1つずつ検索するのはとても大変でした。

以前、郵便番号から住所が変換できることはご紹介しましたが

（見ていない方はこちらhttp://oa.kenblog.net/word/post081219.html）

郵便番号がわからないときにはこちらが便利！

Excel アドイン: 郵便番号変換ウィザード (2000-2007 ユーザー用)

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=6F6AF8EF-B9DD-4E21-9E63-AF4A0FF4E7CE&displaylang=ja

これをEXCELにダウンロードして使えば、郵便番号変換ウィザードを使って

シート上の住所データを基に郵便番号またはバーコード データを

自動作成することができます。

また、郵便番号から住所データを作成することもできます。

これで住所録を作るスピードUP間違いなしですね！！

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今日はExcelのワンポイント関数解説です。
 

Excelにはたくさんの関数が用意されています。
 

関数を知っていると、Excelを使う様々な場面で役立ちます。

今回は、その中のひとつ、
日付に関するDATEDIF関数をご紹介します。

この関数は、
ある特定の日付から、次に指定する日付までの期間を求める
という関数です。

=DATEDIF(開始日,終了日,単位)

「開始日」と「終了日」には日付が入り、
「単位」には出したい答えの単位である～年や～ヶ月、～日が入るようになります。
 

単位は

例えば、地上波テレビが完全に見られなくなるのが
2011年7月24日です。
 

今日あなたがこのブログを見ている日から地デジの開始日まで
何年と何ヶ月と何日あると思いますか？
 

こんな計算をしたい時に役立ちますね。

ぜひ使ってみてください。

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受講生の受講予約の管理にExcelを使用しているのですが、
一つのExcelファイルの中に、1か月の日付分のシートを作成して使っています。

が、アクティブシートの切り替えって結構面倒じゃないですか？
 

シートの数が増えると、表示しきれなくなり、
画面を左右にスクロールしなくてはならなくなります。

全ての日付が必要なので、非表示にするわけにもいかず。
 

ですが、実は簡単に目的のシートに移動することができるのです！

(クリックで拡大します)

 
1.シートの移動ボタンの矢印の上で右クリックします。

2.シートの一覧が出るのでそこから目的のシートを選びます。

なんとこれだけでシートの移動が簡単に出来てしまうのです！

ちなみにキーボード操作でアクティブシートを切り替えるには、
「ctrl」+「PageDown」で右に移動
「ctrl」+「PageUp」で左に移動

です。

ぜひ使ってみてくださいね。

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Excelで入力していて、行をずらしたい時 皆さんはどうしていますか？
 

罫線を入れて分けるというのも手段の1つではありますが、
下位の項目を1文字、字下げするというのも便利な方法です。
 

こういう時、項目名の前にスペースを入れて字下げをしていませんか？
 

もちろんこれでも問題ないのですが、もっと便利な方法があります。
 

スペースで字下げをすると1つずつ入れていかなければならないので、
これって結構大変です。

訂正をかける時も余分な余白にやりずらさを感じたりします。
 

そこで、良い機能があります!!!

セルの書式として字下げを設定します。
インデントという機能です。
 

セルの書式設定なので、右クリックから『セルの書式設定』を呼び出し
設定をすれば良いのですが、
インデントに関しては文字のサイズや色を変えるのと同じように
ツールバーでボタンが用意されています。
 

（クリックで拡大します）

 

スペースを入れる場合は1つ1つ設定をしていかなければなりませんが、
セルの書式設定なら、１度にまとめて処理をすることが出来るため、
複数のセルに設定したい場合は圧倒的に便利です。

（クリックで拡大します）

是非、お試し下さい！

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たまに
EXCELで名簿などを50音順に並べ替えをしても思い通りに並べ替わらない
ということがあります。


つい先日、ずーっとこの仕組みを知らずに悩んでいたという
生徒さんがいらっしゃいました。
 

他にも知らないくて困っている・・・という方もいらっしゃるかもしれませんので
ご紹介しておきたいと思います。


その場合は、まず「ふりがな」を確認してみてください。


EXCELでは「漢字変換前の読み」で並べ替えをしています。


例えば「神戸」という名前を入力する場合、
これは「こうべ」とも読めるし「かんべ」とも読むことができますよね。


EXCELは、ユーザーが「かんべ」と入力して変換したならば正しい読みは
「かんべ」と 判断するようになっているんです。
 

なので、この場合は「かんべ」として並べ替えをしていることになります。


どのように名前にふりがなが振られているかを確認をするには、
名前の入ったセルを 選択し、 「ホーム」タブ → 「フォント」グループの中の
「ふりがな表示/非表示」ボタンをクリックすると、ふりがなが表示されます。

※　2003の場合は「書式」メニュー→「ふりがな」→「表示/非表示」


ただし、他のアプリケーションからコピーやペーストされたデータには、
漢字変換時の読みの情報が無いので 表示されません。


その場合は、解消する方法は2つ。
 

一つは、最初からきちんと名前の読みを入力して漢字に変換する。
 

もう一つは名前の入ったセルを 選択し、
「Shift」キー+「alt」キー+「↑」キーの三つを同時に押すと、
標準的なふりがなを、EXCELが振ってくれます。

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こんにちは。
 

今回は「ExcelVBA」についてご紹介します。
 

Excelをよく使う人、必見です。

使ってない方も、是非興味を持って下さい。
 

では、ExcelVBAとはどんなものなのか？

Excelの機能の一つに「マクロ」というものがあります。
 

これは、Excelで行う作業や計算を自動化する機能です。

例えば、
 

1. 計算をして
2. 表の形にして
3. グラフを作って
4. 印刷をあげる

という4工程を1クリックで処理できたりします。

このマクロ機能は、ExcelにVisualBasicという
プログラム言語を組み込んで処理を行っています。

簡略化した言い方が「ExcelVBA」です。

毎回Excelで行っている操作を一度に実行できるので、
作業時間を短縮し、業務の効率化が図れます。

さらにもうひとつ、
『普通の使い方ではできないことができる』
のがVBAです。
 

かなりざっくり言ってしまいましたが、Excelにしろ他のソフトにしろ
ある一定の動作がボタンなどに割り当てられていますよね？
 

では、ボタンにない操作をしたいと思ったら・・・？

ExcelVBAはそれを可能にします。
 

自分のオリジナルの処理を作成できるのです。

完全なオリジナル処理というわけではないですが、
データ抽出のショットをお見せします。
 

今回は社員データから検索したい社員情報を調べます。
 

抽出フォームに調べたい条件を入力します。
 

検索ボタンをクリックすると検索結果がシートに表示されます。
 

このようにExcelVBAを使うとデータ検索もスムーズに行うことができます。


必要なものはExcelのみ！
 

Excelがあれば今日から始める事ができます。
 

みなさんもこれを機に試してみてはいかがでしょうか。

ではまた。ヽ( ・o・)ノ

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KEN School　関西方面オープンしました!!

【関西ブログ】
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過去にもいくつか便利なショートカットをご紹介していますが
今回もEXCELで使える便利なショートカットをご紹介します。


EXCELで表を作成する時に罫線を引くことがありますが、
間違えてしまったり編集をして不要になった罫線を削除する
場合が必ずあると思います。


その時には皆さんどうやって削除していますか？
ショートカットで簡単に削除が出来るんですよ！


罫線を消したい範囲を選択して「Ctrl」+「Shift」+「_」を
押してみてください。
 

選択範囲の罫線が削除されます。


「_」（半角アンダーバー）を入力する時には
日本語入力機能（IME）はOFFの状態にして下さいね。
 

あと残念なことに斜め罫線は消えませんので
ツールバーの罫線ボタンなどから削除して下さい。


ちなみに罫線を引くショートカットもありますよ。
 

「Ctrl」+「Shift」+「＆」を押すと選択範囲の外枠に罫線が引けます。


併せて試してみてくださいね！

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入力したデータを税込みの金額に変更したいと思ったことはないですか？
 

そんな時に知っておくと便利な機能をご紹介します。

更にその機能を使用すると、一瞬で希望の割引金額に変更することもできます。

色々な機能を知るとExcelが楽しくなりますよ！

是非、試してみてください・・・。
 

操作①
Excel で表を作ります。
ここでは消費税込みの数値に変えるためにセル 「B3」に「1.05」と入力し、確定します。

操作② 
「B3」のセルをコピーします。
[ ホーム ] タブの [ コピー]ボタンをクリックします。

操作③
消費税抜きの数値を入力している範囲 【E5：E11】をドラッグで選択します。

操作④
[ ホーム ] タブの [ 貼り付け ] 下の▼をクリックし、[ 形式を選択して貼り付け ] をクリックします。

操作⑤
「形式を選択して貼り付け」ダイアログボックスが表示されるので、「演算」欄の [ 乗算 ] をクリックします。

完成！！
データの値を確認ください。税込み金額に変更されております。

※一度に、複数のセルに対して変更をかけたい場合にとても便利ですね。

Excelには、様々な機能が付いていますが、調べてみると便利な機能がたくさんありますね！

色々な機能を勉強して、効率を上げていきましょう！！

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Excelのシート見出しを改行することはできませんが、
印刷時にヘッダーやフッターに改行して表示することができます。
 

①シート名を入力します。

②シート名の改行したい位置にカーソルを置き、「Ctrl+J」を押します。

※この操作をしてもワークシート上で改行するわけではありません。

③[ページレイアウト]タブから[ページ設定]ダイアログボックスを表示します。

④[ヘッダーの編集]ボタンをクリックします。

⑤[シート名の挿入]ボタンをクリックし、[OK]ボタンをクリックします。

⑥印刷プレビューで確認しましょう。

改行してるー！！試してください。

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このブログの中でも何回かご紹介させていただいている
知っていると得をする機能。
 

今回もExcel使用する方が知ってると、
ちょっと得をする便利な機能をご紹介いたします。

1.まずは複数のセルに同じ値を入力したい時のショートカットから！

Excelを使用していて、同じ値をひたすら入力しているなんて
ご経験はありませんか？

そんな方にまずはこちらの機能をご紹介いたします。

同じ値を入力したい所をあらかじめ全て範囲選択。

(画像はクリックで拡大します)



次に値を入力。最後に確定する際に通常であればEnterですが･･･

『Ctrl+Enter』で確定していただくと

なんと選択したセルに全て同じ値を入力できます。

非常に効率的な方法ですね。

2.次に行選択＆列選択のショートカット!


次は表を作っているときなどによくある、1行たりないとか1列足りないとか
そういった場合に行や列を選択して追加するのですが、
マウスを使わずに選択する方法のご紹介です。

まずは選択したい行もしくは列のいずれかのセルを選択

行選択であれば『Shift+スペース』

列選択であれば『Ctrl+スペース』

わざわざマウスを使って選択しなくてもキーボードだけで選択できてしまいます。
 

ちなみにこの操作は
日本語入力システムがoffになっていないとうまく使えませんのでご注意を！

ちょっとしたことですが、こういった機能を知っているだけでも、作業効率は上がります！

是非使ってみて下さい！！

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こんにちは！　

いつもKENスクールのOAブログを見てくださり、ありがとうございます。

今日は、Excelのワンポイント機能をご紹介します。

それはズバリ「セルに影をつける」です！

１．まず、影をつけたいセルを範囲選択します。

２．次に図形描画の「影」を設定します。

３．あっという間にセルに影がつきます。

そんなの当たり前田のクラッカーだのなんだのと、いう人がいるかもしれませんが、
通常は図形に設定するはずの影を、セルにつけてしまうというのは、
結構なサプライズです。
 

そして、実用的にも使えます。

 

実は影をつけることにより、図形扱いとなるので、
フローチャートなどを作成する際に「コネクタ」を使って
セル同士を結び付けるのに非常に役立ちます。

本日のワンポイントEXCELでした。
 

ぜひ使ってみてくださいね。

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以前作成したEXCELのデータを元に新しい資料を作りたい！


「でもどのような数式が入っているかがわからない、、、」
「ひとつずつセルの内容を確認するのは大変、、、」

そんなときは

「数式の表示」ボタンです！

以前の2003バージョンの場合は
「ツール」メニュー　-　「オプション」　-　「表示」タブ　- 「数式」
にチェックを入れれば表示はされましたが、
2007はもっと簡単です！

きっと要望が多かったのでしょうね。

まず数式タブを選択します。

あとは数式タブの「数式の表示ボタン」を押すだけ！

これだけで簡単にシート内のすべての式を表示することが出来ます。

↓

それ以外にもEXCELをよく使う人が覚えておくと役立つ機能は
「作業状態の保存」です。

これは毎回使用するブックが複数ある人には便利な機能です。
 

使用するブックをいっぺんに開いて、
作業時間を大幅に短縮することができます。

操作は簡単！

まず使用するファイルを全部開きます。
 

その後「表示」タブ-「作業状態の保存」を選んだあと、
いつもどおり保存するだけ！

すると複数ファイルをひとつの名前で保存してくれます。
 

開くときはそのファイルを選ぶだけで全部いっぺんに表示されます。

ちなみに「作業状態の保存」で保存されたデータは



このようなアイコンで表示され、拡張子は ｘｌｗ になります。


このアイコンは元データのショートカットキーのような役割になります。
 

なので元のファイルの位置を移動したりすると
開けなくなりますのでご注意を！

お仕事でEXCELを使う機会の多い方は是非お試し下さい。

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表内の空白セルにまとめてデータを入力するために、
空白セルを一括して選択したい時があります。

こんな時、「ジャンプ」機能を使うと、
セルを一つずつ手作業で選択する必要はありません。

また、空白セル以外の数値をまとめて選択する時にも利用できます。

「ジャンプ」機能には、空白や数値といった特定の種類のセルだけを
選択する「選択オプション」という機能があります。

●空白セルを選択する場合●

【手順1】
表全体を選択後、「F5」キーを押すか、「Ctrl」＋「G」を押します。
 

【手順2】
「ジャンプ」画面が開いたら、「セル選択」ボタンを押します。
 

【手順3】
「選択オプション」画面が開いたら、「空白セル」を選択し、
「OK」ボタンを押します。
 

【手順4】
空白セル（薄水色の箇所）だけがまとめて選択されます。
 

●数値のセルを選択する場合●

【手順1】
空白セルの手順同様、表全体を選択し、「ジャンプ」画面より
「セル選択」ボタンを押します。

【手順2】
「選択オプション」画面が開いたら、「定数」の中から「数値」を
選択し、「OK」ボタンを押します。
 

【手順3】
数値データが入力されているセル（薄水色の箇所）だけが
まとめて選択されます。
 

大量のデータから特定のセルを探すのは面倒な作業です。
 

ジャンプ機能を使うと、特定のセルを一発で選択できますので、
便利ですよね。

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皆さん、こんにちは。

このブログの中でも何回かご紹介させていただいているショートカット！
やっぱりショートカットって使えると作業が効率良く進むし、
なんといってもかっこいい！！ですよね！？

そこで私が良く使うショートカットをご紹介させていただきたいと思います。

今回は、関数を使うときに
オートフィルを使わずに、下のセルに数式をコピーする！！です。

まず、数式を設定したいセルをすべて選択します。

(以降の画像はクリックで拡大できます。)

そうしたら、関数を設定します。
今回は、IF関数を使いたいと思います。

関数の引数ダイアログボックスに必要事項を入力したら、
いつもなら、ココで「Enter」で確定をしてしまいますが、
「Ctrl」+「Enter」で確定してみましょう。

そうすると、範囲選択をしていたセル全てに数式がコピーされます。

しかし、この方法にしろ、 オートフィルにしろ、
結局、セルをコピーしたいところまで、
ドラックする操作は行っていただくのですが・・・。

まぁ、フィルハンドルをダブルクリックすれば、
下までドラックすることも無いのですが・・・。

数式をコピーする方法は色々あります。
 

皆様もぜひ、使いやすい方法を見つけてみて下さい。

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今回はちょっと面白い？！EXCELの機能についてご紹介します。

EXCELの読み上げ機能ってご存知ですか？
 

データ入力をしていて一番面倒で大変なのが入力ミスが無いかチェックをすること。
 

原稿とExcel画面を交互に見ながら一つ一つ チェックしていくうちに
どこまでチェックしたか分からなくなったり・・・
 

なんていう時には音声でExcelにデータを読み上げてもらう機能があるんです！

まずは機能を使用するにはコマンドボタンを表示します。 バージョンによって表示方法が異なります。
 

• 2003バージョンの場合

メニューバー【ツール】－【音声】、【［読み上げ］ツールバーの表示】で
【読み上げ】ツールバーを表示します。
 

• 2007バージョンの場合

1. クイック アクセス ツールバーの横にある (クイック アクセス ツール バーのカスタマイズ) をクリックして、　【その他のコマンド】 をクリックします。
2. 【コマンドの選択】 ボックスの一覧の 【すべてのコマンド】 をクリックします。下へスクロールして、使用する読み上げコマンドに対応するそれぞれの 【セルの読み上げ】 コマンドをクリックし、【追加】 をクリックします。 【OK】 をクリックします。

ボタンが表示できましたら再生する手順は以下の通りです。

1. 再生するセル範囲を選択します。
2. .【セルを 1 行ずつ読み上げ】 または【セルを 1 列ずつ読み上げ】 をクリックして、データの再生方法を選択します。
3. .【セルの読み上げ】 をクリックします。
4. 【読み上げの停止】 をクリックすると停止します。【セルの読み上げ】 をクリックすれば、引き続き選択範囲が再生されます。

Excel2002以降のバージョンで使える機能です。

ただ、バージョンによって注意点があります。

• 2003の場合標準セットアップではインストールされていませんので、 使えない場合は追加セットアップが必要になります。詳しい追加セットアップの方法はマイクロソフトのサイトで確認できます。
• あと残念なことに2007からは英語のみになってしまい、日本語の読み上げはできなくなってしまいました・・・。

ただ、2003と2007が共存しているPCでは2007でも日本語の読み上げができるようです。

絶対ないと困る！という機能ではないかもしれませんが・・・
EXCELが一体どんな声で読み上げてくれるのか・・・ぜひお試しを♪

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今回はExcel2007で初めて搭載された機能、
データーバーについてご案内します。

データーバーとはデータの大小を視覚的にかつ直観的に知ることができる機能で
指定したセルの中に入っているデータをもとに色分けされたバー(グラフ)を
表示させる機能です。



 

この機能を使えばデータの大小の見比べをするのにすごく便利！
色も何色か用意されているので使いやすいです。




そんなデーターバーですが値を”0”にしてもバーが表示されてしまうんです。

”0”のときはバーを表示させない方法です！

まず、データーバーを指定の範囲内に表示させます。
 

さらに選択範囲を残したまま
条件付き書式→『ルールの管理』をクリックします。
条件付き書式ルールの管理ダイアログボックスにある『新規ルール』をクリックします。




『指定の値を含むセルだけに書式設定』をクリックします。
 

『次のセルのみを書式設定』のところから『次の値に等しい』を選択し
”0”を入力しOKボタンをクリックします。




さらに『条件を満たす場合は停止』にチェックを入れます。
 

ここにチェックを入れると指定に当てはまる場合は
設定した条件付き書式は、無視されます。



 

一度試してみてください！！

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Excelを使っていて、
項目の文字数が長すぎて配置に困ったことはないですか？
 

そんな時に、お勧めの文字列の配置をお伝えします。

セルに入力された文字列は横書きが普通ですが、縦書きにもできます。
 

2007では、【方向】ボタンを使用して、簡単に縦書きにできます。
使ってみてはいかがですか？

操作
『ホームタブ』－『方向』ボタン－『縦書き』

(クリックで拡大します)

結果　※結合をしておいてください。

見栄えを考えると縦書きも良いと思います。
 

さらに、セル内で【2行表示】も簡単にできるようになっております。
ぜひ、使用してみてください。

操作
『２行表示にしたいセル』をクリックして、『折り返して全体を表示する』ボタンをクリック。

(クリックで拡大)

 

完成

また、2007のエクセルを使用していくと色々な操作が簡単になっていることに気づきます。
 

以前のバージョンを使用していた方は、2007を使用した時には、探してみてください。
 

色々な発見があって楽しいですよ。

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はじめまして！

私、この度初ブログを書かせていただくことになった者です！
宜しくお願いいたします！


それでは、挨拶はこれぐらいにさせていただいて
早速本題に入っていこうと思います。


みなさんお仕事で、Excel使用している方も多いと思います。


Excel使用していて、こんなエラー見たことありませんか？

#DIV/0!

なんだこれは！？と思った方も多いのではないでしょうか？
しかもこれ、よりにもよって印刷にもしっかり出てきます


これは0（空白）で値を割ると表示されるエラー表示です。
Excelには他にもこんな感じのエラーがいくつかあります！


こういったエラーが出た場合、直す時間があるなら直したい。。。
だけど、今は大至急印刷を上げる必要がある！なんて方は


ぜひこの方法で火急の事態を乗り切って下さい！！


エラーありの表示はこんな感じ




まずは、画面左上のクイックアクセスツールバーの印刷プレビューボタンをクリック
もしここにボタンがない方は、すぐ横のボタンでカスタマイズしちゃいましょう！




表示された、画面左上のページ設定ボタンをクリック




表示された、ダイアログボックスのシートタブのセルのエラーを＜空白＞に
あとは下のOKボタンをクリック。




これでなんと・・・





エラー表示がすっかり消えます！

簡単なうえに、ちょっと困ったエラーが出てもこれなら印刷は大丈夫。

ただしこの方法、根本的な解決にはならないので、後でしっかりエラー
出ないように直しておいてくださいね。

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Excelの「オートカルク」という機能を知っていますか？

単純な合計や平均、データの個数を計算をしたいな･･･という時、
わざわざ計算式を作らなくても確認することが出来ます。

やり方は計算したい数値の範囲を選択するだけ。
 

範囲選択したらステータスバーを見てみます。
ステータスバーはExcelの画面下部のツールバーです。

"合計=○○"と表示されてます。

<Excel2003Version>
（ステータスバーが表示されていない時は　[表示]－[ステータスバー]を選択します。）

初期設定では合計が計算されるようになっていますが、
右クリックすると計算の種類が変更できます。

ステータスバーの”合計=5”の上で右クリックし、計算の種類にチェックを入れます。

平均など、よく使う計算を自動で行ってくれます。

<Excel2007Version>
同様の手順でステータスバーで右クリックして、計算したい種類にチェックを入れます。
チェックを入れた結果がすべて表示されます。

気づきにくいところに便利な機能があるものですね。

ではまたヽ( ・o・)ノ

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楽に入力裏ワザ・・・喜ばれる技

リスト機能・『ドロップダウンリスト』の作成。
 

入力する文字がある一定の限られたものなら、リストになっていると入力が簡単です。

▼を押して選択できるので、入力の効率が上がります。
入力が苦手な人でも操作ができるので、みんなで使うリストやファイルに設定しておくだけで、
すごく喜ばれることがあります。

(クリックで拡大します)

 

操作手順
1.ドロップダウンリストのデータを表の欄外に入力しておきます。

(クリックで拡大します)

2.ドロップダウンリストを表示させたいセルを範囲選択します。

3.［データ］タブから［データの入力規則］をクリックします。

(クリックで拡大します)

3.［設定］タブの［入力値の種類］で［リスト］を選択し、［元の値］に文字カーソルを移動します。

4.ドロップダウンリストの元となる、欄外に入力したデータ範囲を選択すると、
［元の値］に選択したセル番地が表示されます。

(クリックで拡大します)

5.「=$H$8:$H$19」と表示されたことを確認してください。

［OK］ボタンをクリックすればリストが完成です。

(クリックで拡大します)

一度やってみてください。便利な機能です。

今日はEXCELの知っておくと便利なショートカットをご紹介します！！

普段EXCELを使っていると、表を編集する時など、

表全体を選択することってよくありませんか？？

一画面上に収まりきらないくらい大きな表を範囲選択する場合、

ドラッグ操作では時間も手間もかかります・・・。


そんな時にとっても役立つショートカットキーがあるのです！！

『Ctrl』+『*』


＜操作その1＞

表内のいずれかのセルを選択。



＜操作その2＞

『Ctrl』キーを押しながら『*』キーを押す。




なんと！簡単に表全体を範囲選択することができてしまうのです！！


これは便利♪♪

ただし、途中に空白行があるとその前の行までしか選択されませんで
注意してくださいね。


ぜひみなさん試してみてください♪

Team_Green　No.03です。

Excelでふりがなをつける方法を知っている方は多いようですが、修正方法はご存知ですか？
今回は【ふりがなの修正】をご紹介いたします。

知って得する裏技です。

【ふりがな】の付け方は、【PHONETIC関数】を使用します。
もともとこれは、入力したときの読みがそのまま表示されます。

今回は、中村(ナカムラ)を「チュウムラ」と入力してしまった場合のふりがな修正になります。

あくまで例えなので、笑わないでください。(-。-)y-

修正したいセルをクリック　→　[ホームタブ]－[ふりがなの表示/非表示横の▼]－[ふりがなの編集]をクリック

文字の上にふりがなが表示されますので、そこを修正します。

ここでのポイントは、表示されるほうのセルではなく、おおもとのセルの変更になります。

★他にも【半角カタカナ】・【全角カタカナ】・【ひらがな】の表示の種類を選択できますので、いろいろと試してみてください。

　[ホームタブ]－[ふりがなの表示/非表示横の▼]－[ふりがなの設定]

Team_Green　No.2です。

今回はEXCELで知っていると重宝する機能についてご紹介します。
 

EXCELは『表計算ソフト』と言われていて、
計算するのはもちろん、グラフを作ったり、顧客名簿を作ったり
と色々な機能をもっていますので、
ビジネスシーンでは欠かせないソフトウェアです。

EXCELを使って数字を入力したり、文字を入力することって
ものすごく多いと思いますが今まで『分数』を入力したことってありますか？？

EXCELで分数を入力しようとして『/(スラッシュ)』を使うと日付で表示されて
しまいます。

例えばこう
2/3→表示結果は2月3日

これはEXCELでスラッシュを使って入力しようとすると
日付認識してしまうため、●月●日と表示されてしまいます。
では、日付ではない数値例えば、15/30と入力するとそのまま
分数で表示されますが、セルの左側に配置されてしまいます。

セルの左端に表示される、いったいどういうことかというと
のちのち計算に使うことが出来なくなってしまいます。

では、分数でも表示させたいし、計算でも使いたい！
と言うときはどうするかと言うと・・・

分数を入力する前に『0』を入力してみてください！
『0 2/3』のように0を入力してスペースを入力その後表示させたい
分数を入力します。

そうすると分数表示されるし、計算にも使うことが出来る値になりますよ！

もうひとつの方法としてはセルの表示形式を『分数』に変更してしまう。
という方法もあります。
分数で表示させたいセルをすべて選択し、
『書式』メニュー→『セル』→『セルの書式設定ダイアログボックス』→
『表示形式』タブ→『分数』を選択してください。 （2003Ver.)

この方法でも簡単に分数表示できます。

ぜひ、試してみてください！

Team_Greenです。

今回のTeamのお題は、裏技特集！

ちょっとずれている事が好きな私は、
このお題をきいて最初に検索したのが「表技」というキーワード。

みんな一緒じゃつまらないと思い、
上記のようなキーワードで、検索をかけたのですが、
表示されたのは、


「エクセル　表（ひょう）　技」
「ワード　表（表）　技」


そうか・・・・

ということで、やっぱりあきらめて
あっと驚く「裏技」を探しました。


その１．
会議なんかで使えるかも・・・（プレゼンする方必見！）
①エクセルで表データを作成しておきます。
例えば・・・

②本当はグラフを用意しておけばよかったのに、
説明中やっぱり、グラフがあった方が良かったなんて気づきます。

③その場合、作成しておいた「表」を選択してください。

④そのあと、F11を押すだけで、新しいシートに「規定のグラフ（縦棒グラフ）ができます。」

素敵！

⑤その後、円グラフにしたいなどの操作は通常と一緒です。


ちょっと知っていれば、かっこいいですよ。



その２・
文字でグラフを作る方法

テレビで「星３つ♪」なんてたまに聞きます。
グラフは、グラフウィザードを使って作る方法以外にも、
入力とREPT関数でも、作れてしまうんです。。。（深い）

①グラフの元となる数値が下記、
図のように「B2」以降ににあります。




②グラフにする文字に「★」を使いたいと思います。

③セル「C2」に次のように入力します。

「 ＝REPT("★",B2)　」

④オートフィルをかけます。
関数のコピーが行われます！

※文字の書式設定でフォントの種類を変更したり
太字や色を付けるなどすると、自分好みのグラフが作れます。
評価表とかランキング表とかに面白いかもしれませんね。

完成例

ちょっと知っていると、なんかかっこいいのが「裏わざ」ですね。

みなさんこんにちは！
 

こちらのブログを読んでいる方の中にも
お仕事でOfficeのソフトを利用している人が多いと思います。

でも日々使い続けていると、疑問を疑問と思わずに「これはそういうものだから・・・」と
決め付けて（あきらめて）操作をしてしまうことがありませんか？
 

実はつい先日、他のセクションの人からこのような質問を受けました。

『EXCELでデータを入力するとき、「」を入力してその後、
括弧の間に文字を入れたいんだけど、 矢印キーを押すとセルが移動しちゃって、
またそのセルを選びなおしてダブルクリックしてカーソルを置いて・・・と
操作が面倒臭いんだけど、なにか簡単な方法はない？」と聞かれました。
 

ちょっとわかりづらいですね＾＾；
要はこのような感じです
 

｢｣を入力後、その間にカーソルを移動したくて、矢印キー（←）を押すと

私は「」を一つずつ入力する派だったので、あまり気にしたことがなかったのですが、
言葉で括弧を入力する人達からすれば、確かに手間が掛かって大変ですよね。
 

通常EXCELでセル内の一部を編集するときは、

１．セルをダブルクリックする。
２．数式バーでクリックをする。

の２通りがメジャーだと思いますが、
私は【Ｆ２キー】を利用して編集することが多かったので
もしかしてこれが使えるかも？と思い、早速試してみました！

ドンピシャ、こちらが使えました！

通常確定したセルを選んでＦ２キーを押すと、そのセルの一番後ろにカーソルが入るのですが、
セル入力を確定する前にＦ２キーを押すと、矢印キーでカーソルがセル内移動出来るようになります。
 

小さなネタではありますが、皆さんの役に立てれば幸いです。

また何か「これってどうにかならないのかなぁ？」と疑問があれば是非！！
ブログネタにもなりますからね！（笑）
 

みなさんこんにちは。

今日は生徒さんからよく受けるEXCELの質問について
ご紹介させていただきます。
これを見ていただいた方のお役に立てれば嬉しいです。
 

EXCELで『01』と入力をしたいのに、『01』と入力をすると
『１』に変わってしまったという経験、ありませんか？

実はそのままでは『0』が省略されてしまう為、表示形式の設定を
変えないと表示ができないのです。
今回は上記の問題を解決する方法をご紹介させていただきます。
 

みなさんいかがでしょうか？
ぜひ試してみて下さいね！！

Excelで『 120000 × 30000 』を計算をしてください。

『 3.6E+09 』と結果が表示されませんか？
なぜ、『 3600000000 』ではなく、『 3.6E+09 』と表示されるのでしょうか？
（自動的に答えの列幅が広がってしまった場合には、列幅を元の幅に戻してみてください）

『 3.6E+09 』は、『 3.6×10の9乗 』という意味になります。
こういう指数形式で表現した数値のことを浮動小数点数(floating-point number) と言いいます。

『 3.6E+09 』は見た目の小数点の位置と本当の小数点の位置が違っていますし。
小数点位置が動くから浮動小数点といいます。

浮動小数点の反対は固定小数点です。例えば『24.1』のようにそのままの小数点位置で表現します。
固定小数点の方が、計算しやすいように思えますよね。でも見やすいのは人間だけでコンピューターに
とっては計算しづらいのです。

なぜかというと、浮動小数点の方が少ない桁で広い範囲の数を表現できるからです。

1000兆分の1を表すには、固定小数点では『0.000000000000001』になって、たくさんの桁が必要ですが、
浮動小数点なら『1.0E-15』と書くだけで済みます。
コンピューターでは桁数が少ない方が速く計算できるので、広い範囲の数を高速に計算するには固定小数点より浮動小数点の方が都合がいいのです。
（ちなみに、手動で指数表示にするには、セルの書式設定ダイアログボックスの表示形式タブの分類を指数に変更します）

このことは、IEEE（アイトリプルイー）754 で規格されています。
IEEE は米国電気電子技術者協会（Institute of Electrical and Electronics Engineers ）のことです。
アメリカ合衆国に本部を持つコンピュータのソフトウェアおよびハードウェアの標準規格を策定している国際的な団体です。
IEEE 754 は浮動小数点演算の規格になります。

IEEE754方式では小数を表現するために単精度（float）で32ビット，倍精度（double）で64ビットの領域を使います。
これは、Excel、AccessなどのOffice製品だけにかぎらず、Ｃ言語、JAVA、などプログラミング言語のほとんどが対応しています。
2進数を使うため、ほとんどの10進小数は正確に表現できません。

このことが、電卓で計算した結果と、Excelで計算した結果が合わないという演算誤差の原因になっています。
そこでExcelでは、round 関数やint 関数を使ったり、Accessならデータ型を通貨型にしたりという処理が必要になってくるのです。
詳しいことについては、また次回にでも。