メール ブログ記事 一覧

こんにちは。

ある雑誌を見ていたら、『メールの常識・非常識』という特集が載っていました。


普段は携帯でしかメールをしない人でも
仕事ではやはりPCメールを利用する事が多いですよね。


使い慣れているようでも意外と知らないマナーが沢山あって
ビジネスメールって本当に難しいです・・・。


以前もこのブログで『メールマナーについて』
ご紹介させていただいたことがありますが、
みなさんは『メールの常識・非常識』
きちんと把握できていますか・・・？


「なるほど～！！」と思ってしまうような
面白い内容のものが特集記事の中に沢山ありましたが、
その中からひとつみなさんにご紹介しますね！！


みなさんはわかりますか～？？



【Question】

『仕事のメールでＲＥ：ＲＥ：ＲＥが続いています。
　いったいどこまでＲＥを続けたらいいのでしょうか？』


【Anser】

ＲＥ：は、３～４回程度でやめて別の件名に変えます。


件名を変えずに「ＲＥ：」で返信するのは、
何についての返事なのかわかりやすいのが利点です！
ただし、３～４回続いたら、新しく件名を変えたほうが良いそうです。


メールの内容が変わってきたらその時点で
中心となる話題を件名にした方が用件の経緯も相手に伝わりやすいですね。


ただし件名を変えすぎると要点がぼけてしまうので臨機応変に。。。

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前回「メールにファイル添付を忘れないようにするには・・・」
というお話の中で少しふれましたが、
右クリックメニューの中に出てくる「送る」機能は、
ワンクリックでアプリやフォルダにファイルを送ることができるので
非常に便利な機能なんです。

既定で設定されているものには以下のようなものがあります。

●デスクトップ（ショートカットを作成） 
デスクトップにファイルのショートカットを作成する

●マイドキュメント マイドキュメントにファイルを送る
圧縮（zip形式）フォルダ ZIP形式でファイルを圧縮する

●メール受信者
メールの添付ファイルにする

この送り先は自分自身でも好きなものを登録することが可能なんです。

「Documents and Settings」フォルダ内の「［ユーザー名］\SendTo」に、
好きなアプリなどのショートカットを置くことで送り先を設定できます。

※Vistaの場合は以下のよう。
Cドライブ > ユーザー > ユーザー名 > AppData > Roaming > Microsoft > Windows > SendTo

ただこの「SendTo」フォルダは
隠れファイルなので通常は表示されません。

設定をする前にまずは「SendTo」フォルダを表示させる必要があります。

・SendToフォルダを表示させる設定は、
「コンピュータ」－「ツール」－「フォルダオプション」－「表示」を開いて、
「ファイルとフォルダの表示」の項目で、
「すべてのファイルとフォルダを表示する」にチェックを入れる。

※vistaは「コントロールパネル」－「デスクトップのカスタマイズ」から
「フォルダオプション」が開けます。

いつも利用するものを登録しておけば、
作業の効率も高まると思いますのでぜひ試してみてくださいね。

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仕事上でのメールのやり取りが 当たり前になってきた今、
なんとなくメールを使用している人も少なくないはずです。

そこで、明日からでも実践できるメールの「マナー」について
書きます。

メールがこれだけ当たり前になってくると
いまさら聞けないってことありますよね。。

まず、文章の書き方に関して「４つのポイント」をあげます！

１．件名は用件がひと目でわかるようにする。具体的かつ簡潔に♪

例：●月●日会議の出欠の連絡
例：【訂正】来年度研修計画について

※特に注意をしたい内容を書くときは、上記のように冒頭に
　【】（済み付きかっこ）で強調すると分かりやすいです。

２．冒頭は、宛先を明記すること。
　　正式な会社名と部署、フルネームで宛先を書きます♪

例：株式会社●●　商品部
　　山田花子　様
 

 ３．冒頭の下は、送信者(自分）の情報を書きます。その後の挨拶は簡潔に♪

例：□□株式会社　営業部　田中です。

　　いつも大変お世話になっております。

４．用件は、あいさつ文の後すぐに書く。そして端的に♪

意外と長々と理由や現状から述べてしまい、
結果を述べるまでに時間がかかる文章を書いてしまいがちですが、
読んでもらいたいなら、結果をできるだけ簡潔にするほうがベターですよ。

例：先日は見本のご送付ありがとうございました。
　　見本の商品の中で「●●●」について、
　　下記3点をお尋ねしたく、ご連絡いたしました。

上記4点が、頭にいれておきたいテクニックです。
さらに、意外に悩むのが「どのくらいの長さで改行するか？」です。

1行35文字程度と言われています。

また企画書や見積もりを添付したり、写真を添付したりすることもありますよね。

添付ファイルは３MBくらいまでが、マナーと言われています。

それ以上になるときは、圧縮をしたり、フォトショップなどの画像修正ソフトで
画像解像度をおとして送るなどの工夫をしましょう。

ちょっとしたマナーは、相手に対する「心づかい」です。
これで、あなたも明日からメール美人ですね。

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メールにファイルを添付して送らなければいけなかったのに
うっかりファイルの添付を忘れてしまって
そのまま送ってしまったっていう経験はありませんか？

大事なお客様へのメールだったら尚更あせってしまいますよね。

お客様相手のメールの場合、ちょっとしたミスでも相手にとって
非常に失礼なことになってしまう危険性もありますよね。

そうなったらお詫びのメッセージをつけてファイルを添付し直して
再送するなどして対処すると思います。

できればこのうっかりミスは無くしたいものですよね。

その対処としてチェックリストを作っておくなども
ひとつの手かと思います。

細かいかもしれませんが以下のようなリストを作っておいて
大事なメールを送る前には必ずこのチェックリストに目を通してから
送るのもいいかもしれません。

1.  送信先を確認する
2.  件名を確認する
3.  添付ファイル（があればそれ）を添付する
4.  本文の内容と件名が合っているか再度確認する
5.  本文の内容に対して送信先が適切か再度確認する
6.  送信

それ以外の方法として添付ファイルを忘れないためには、
添付したいファイルを右クリックして、
「送る」メニューから「メール受信者」を選んでメールを作成する
こともできます。
そうすれば添付忘れを防げるはずです。

この右クリックメニューの「送る」機能はファイルを選択して右クリックすると
選択できる機能で、ワンクリックでアプリやフォルダにファイルを送ることが
できるので、便利な機能なんです。

この送り先も簡単に登録ができるんです。

では登録の仕方は・・・・また次回にお話ししますね♪
 

ケータイやPCでメール、掲示板に入力をする時に
顔文字を使われる方は多いですよね？

ビジネスの現場には向きませんが、顔文字の良いところは、
何といっても文字を使って感情を表現できることですよね。

文字だけだと相手が嬉しいのか、怒っているのか、
判断できない場面が多々あると思います。

例えば(^_^)は、書き手が上機嫌であること、
m(_ _)mは手をついて頭を下げ、謝意を表していることが
一目で分かりますよね。

では、この顔文字、いったいいつから使われてきたのでしょうか？

顔文字が生まれたのは、1982年9月19日だと言われています。
カーネギーメロン大学に在籍していたScott E Fahlman氏が　:-)　
という顔文字（スマイリーマークを横にして表現したもの）を掲示板に
書き込んだのが最初だといわれています。

日本では1980年代のはじめ、当時のパソコン通信の一つ、
アスキーネットで障害者関連掲示板の管理人を務めていた
若林泰志氏（わかん氏）が、(^_^)という顔文字を掲示板に投稿しました。
1986年6月20日午前0時28分のことだそうです。

これが、日本式顔文字が生まれた瞬間だと言われているそうです。

当時の投稿記録は、わかん氏によって保存されており、
今でも同氏のWebサイトで確認できます。
その後、この顔文字は爆発的に広がり、多くの顔文字作者によって
さらに多種多様な感情を表現するバリエーションが作成されて現在に現在に至ります。

最近は欧米でも、日本式顔文字が使われているそうですよ。 

今年になって、ソフトバンクから“Disney mobile”という
どこもかしこもDisneyづくしの携帯が発売されました！

http://disneymobile.jp/index.html

テレビCMでは、とってもcute♪なヒラリー・ダフが
“ミッキーマウスマーチ”を歌っていましたね♪

もちろん携帯の“顔文字”もミッキーマウスの顔なんです！！
他社の携帯にメールを送るときにも、ミッキーの“顔文字”はもちろん、
Disneyのキャラクターの絵文字だって送れるんです！！！

可愛い！ほしい！すっごいほしい！

で、す、が・・・
私は家族と同じ他社の携帯。しかもファミリー割引！
自分ひとりだけ、変えるわけにはいきません・・・とほほほほ・・・

でも、私の携帯だって可愛い顔文字たっくさんあるんです！
ミッキーマウスが使えなくったって・・・しくしく

さて本題ですが、みなさん、
パソコンだって可愛い顔文字があるのをご存知ですか？

Windowsのパソコンには、
日本語を入力するために“Microsoft IME”という
日本語入力ソフトが搭載されています。

普段、なにげなく入力していますが、
日本語入力ソフトがあるから入力ができるんですね♪
（※Apple社のMac OS X には標準で漢字変換ソフトの
“ことえり”が搭載されています）

●IMEツールバーの画像

IMEの変換モードは、初期設定では“一般モード”になっています。
“話し言葉優先”モードに切り替えて“しくしく”と入力してみましょう。
変換すると・・・

携帯でおなじみの、泣いている顔文字がたくさんでてくるんです！！

(T_T)　(;_;)　(/_;)

他にも、“かお”と入力し変換すれば
たーくさんの顔文字がでてきます！
外国の顔文字だってあるんです！

日本の顔文字は通常、正面から見た顔で作られています。

　(*^_^*)

では、外国のは？
首を左に90度傾けて見てください♪
目・鼻・口の３つを記号で表しています。

　:-)

バカボンのパパのような顔文字だってあります。
左から、眉毛・目・鼻・ひげですね。

　|:3ミ

みなさん、顔が横になっているのがわかりましたか？
他にも色々な楽しい顔文字が用意されています。

“うるとらまん”で変換して、ウルトラマンの顔
　 (o|o)

“ばるたん”で変換して、バルタン星人
　 (V)o￥o(V)

“さかな”で変換して、色々なお魚さんが
　 >゜))))彡

お友達とのメールで、
最後にウィンクの顔文字でしめても可愛いですね♪
　 またね(^_-)-☆

では、なぜ日本と外国だと向きが違うのでしょうか・・・
それはまたの機会にご紹介しますね♪