- 2009年2月25日 18:22
- メール
仕事上でのメールのやり取りが 当たり前になってきた今、
なんとなくメールを使用している人も少なくないはずです。
そこで、明日からでも実践できるメールの「マナー」について
書きます。
メールがこれだけ当たり前になってくると
いまさら聞けないってことありますよね。。
まず、文章の書き方に関して「４つのポイント」をあげます！
１．件名は用件がひと目でわかるようにする。具体的かつ簡潔に♪
例：●月●日会議の出欠の連絡
例：【訂正】来年度研修計画について
※特に注意をしたい内容を書くときは、上記のように冒頭に
【】（済み付きかっこ）で強調すると分かりやすいです。
２．冒頭は、宛先を明記すること。
正式な会社名と部署、フルネームで宛先を書きます♪
例：株式会社●● 商品部
山田花子 様
３．冒頭の下は、送信者(自分）の情報を書きます。その後の挨拶は簡潔に♪
例：□□株式会社 営業部 田中です。
いつも大変お世話になっております。
４．用件は、あいさつ文の後すぐに書く。そして端的に♪
意外と長々と理由や現状から述べてしまい、
結果を述べるまでに時間がかかる文章を書いてしまいがちですが、
読んでもらいたいなら、結果をできるだけ簡潔にするほうがベターですよ。
例：先日は見本のご送付ありがとうございました。
見本の商品の中で「●●●」について、
下記3点をお尋ねしたく、ご連絡いたしました。
上記4点が、頭にいれておきたいテクニックです。
さらに、意外に悩むのが「どのくらいの長さで改行するか？」です。
1行35文字程度と言われています。
また企画書や見積もりを添付したり、写真を添付したりすることもありますよね。
添付ファイルは３MBくらいまでが、マナーと言われています。
それ以上になるときは、圧縮をしたり、フォトショップなどの画像修正ソフトで
画像解像度をおとして送るなどの工夫をしましょう。
ちょっとしたマナーは、相手に対する「心づかい」です。
これで、あなたも明日からメール美人ですね。
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